בקשה להצעה (RFP) הוא מסמך שבו אתה מבקש לקבלנים על ההצעה שאתה רוצה לבצע. זה מתאר את הפרטים של משימות, הכישורים הנדרשים, תנאי החוזה, המועד האחרון להגשת והנחיות כיצד להגיב. בדרך כלל אתה שולח מכתב כוונות מספר שבועות לפני הצעת התגובה בפועל ל- RFP. זה נותן את המנפיק RFP רעיון של כמה תגובות לצפות. למרות שאתה יכול למצוא איכות RFP ו מכתב מכתבי כוונות באינטרנט, זה חכם תחילה לחקור דוגמאות של איך אתה צריך להגיב ומה לכלול או לעזוב.
לפענח את הפרטים
לפני להגיב RFP, לקרוא את זה ביסודיות. בסופו של דבר, ההצעה שלך תגובה צריך לכלול פרטים על איך תוכל לייצר תוצאות למלא את הדרישות. היה זהיר אם דרישות RFP לא ברור המדינה הרצוי פונקציות או מעורפלים בכל דרך שהיא. אתה לא רוצה למצוא את עצמך לקוי בפגישה הדרישות בסוף הפרויקט. חפש ערכים המגדירים את האופן שבו תימדד תאימותך. להעריך את העונשים על אי ציות ולשקול את הסיכון. להבין כיצד כל חוזה שהתקבל יתועד, לפקח הצליח לאכוף את ההסכם. אם המנפיק פתוח לשאלות, פנה אליהם כדי לפתור כל דבר שהוא מעורפל. לאחר מכן, תוכל לשלוח את מכתב הכוונה שלך בביטחון.
דוגמה בסיסית מתאר של מכתב RFP של כוונות
לאחר שתחליט להגיב, שלח מיד מכתב RFP של כוונה לחברה המנפיקה את הצהרת RFP המציינת כי בכוונתך להגיש הצעה. הדבר מבטיח שתקבל עדכונים או שינויים כלשהם ב- RFP המקורי. אל תגיב עם מכתב בכתב יד או תשתמש בדוא"ל, אלא אם כן הורה במפורש לעשות זאת. התחל את המכתב שלך על ידי ציון למה אתה מעוניין. הכר את המועד האחרון. כלול את פרטי הקשר שלך. כדוגמה של הגוף של המכתב שלך, זה יכול להיות פשוט כמו:
"ברצוננו לציין את התעניינותנו בבקשת ההצעה (RFP), ולהיות מעודכנים לגבי כל העדכונים לפני שנשלח בתאריך הנדרש".
אתה יכול, כמובן, לכלול פרטים נוספים. הימנע לשאול שאלות להבהיר, אשר עשוי להפוך את כוונתך מעורפל.
מה על זמן לנהל משא ומתן?
מחיר המשא ומתן מתחיל בדרך כלל מאוחר יותר, כגון בשלב ההצעה הראשונית, אם אתה עושה את shortlist. עם זאת, אתה יכול לבחור לכלול פסקה או שתיים במכתב הכוונה, המתאר את צרכי המימון של הפרויקט. אבל להיות מודעים לכך העלאת נושאים פיננסיים מוקדם מדי בתהליך עשוי להשפיע על הסיכוי שלך הבקיע חוזה.
שלח אותו באופן מאובטח
אתה רוצה להבטיח את המכתב מגיע; לשלוח אותו באמצעות דואר מוסמך, כך שאתה מקבל קבלה עם שיא המסירה. (שירות הדואר של ארצות הברית מציע שירות זה תמורת תשלום נמוך, עיין באתר האינטרנט שלהם לתמחור הנוכחי). ניתן גם לעקוב אחר מידע המסירה באינטרנט. אז אתה צריך להיות מוכן לכתוב את ההצעה בפועל כדי להגדיר את הזכויות החוזיות והתחייבויות.
