לארגונים רבים יש בעיות, וכדי לכתוב תזכורת על פתרון בעיה עליך לבצע שלבים ספציפיים.. לפני שתוכל לכתוב תזכיר אתה צריך את כל המידע הנוגע לבעיה, כמו גם את האנשים המעורבים. לפעמים פתרון בעיה הוא עניין של שיפור התקשורת.
קבע או הגדר את הבעיה. התזכיר שלך צריך להתחיל בהצהרת בעיה. זהו סיכום מהיר של מה הבעיה. הקפד לשים את המידע הזה במונחים הפשוטים ביותר האפשרי, כך שכל המעורבים יבין את הבעיה.
מצא את הסיבות האפשריות לבעיה. תוכנית הפעולה שלך יכול להיות מכוון כלפי ביטול הסיבות.
כתוב מי ומה מושפע מהבעיה. רשום את כל האנשים והמחלקות המושפעים והסביר כיצד. לדוגמה, מערכת מחשב לא מספקת תשפיע על מחלקת שירות הלקוחות מפני שלא תוכל לקבל שיחות במהירות. זה יכול להפחית את הרווחיות של החברה כי שירות לקוחות לקוי יכול לגרום לאובדן נתח שוק.
ערכו רשימה של הפתרונות האפשריים לבעיה. פתרון אחד יכול להיות שדרוג מלא למערכת המחשב. פתרון אפשרי נוסף הוא לשכור יותר נציגי שירות הלקוחות להתמודד עם עודף של שיחות בשל מערכת ירודה. כתוב כמו פתרונות רבים לבעיה כפי שאתה יכול לבוא עם.
המלץ על הפתרון הטוב ביותר האפשרי. הסבר מדוע השיטה שבחרת היא הטובה ביותר. לקבוע מי יסייע ליישם את זה. ההמלצה שלך צריכה לכלול את העלויות שייגרמו. ודא שלפתרון יש זמן התחלה וזמן סיום. מתאר את הפרטים או המחלקות שישתתפו בפתרון.
