בעלי עסקים רבים חרדה כתיבת מכתבים אוסף התנצלויות רשמית מחשש ניכור או עוד יותר הפוגע הלקוחות שלהם. בשני המקרים, עליך לטפל חשש חשוב ובו זמנית לשמור על רצון טוב ללקוח. ברגע שאתה מבין כמה עקרונות בסיסיים על כתיבת אותיות פתרון בעיות, תלמד איך אלה סוגים של מכתבים ניתן לכתוב באופן שיוצר רצון טוב.
פורמט וסגנון
זה יכול להיות מועיל לחשוב על פתרון בעיות מכתב כמו מאמר מיניאטורי נכתב בפורמט מכתב העסק. בצע את אותו פורמט, לאמץ את אותו סגנון ולהשתמש באותו 12 נקודות גופן Times New Roman כפי שהיית בכל מכתב עסקי. השינויים היחידים שאתה צריך לעשות הם את המילים המשמשים את הגוף ואת הסגירה חלקים. רוב מכתבי פתרון הבעיה כוללים גם מארזים. ציין זאת על ידי הקלדת "Enclosures" שורה אחת מתחת לסגירת ולאחר מכן לרשום את שמו של כל מסמך אתה כולל עם המכתב.
דגש על מילים חיוביות
מכתבים קצרים, ישירים ומותאמים אישית מקטינים את הסיכוי לאי הבנות ולעתים קרובות הם היעילים ביותר. בנוסף, מילים עם טוויסט חיובי נוטים יותר לייצר תגובה חיובית. אוניברסיטת פורדו Online Online Lab מעידה על כך שתמנע מילים וביטויים כגון "למרבה הצער", "לא מסוגל", "בעיה" ו"כישלון ", המביאים עובדות לא נעימות. במקום זאת, להדגיש את מה שאתה יכול או מוכן לעשות ולא מה שאתה לא יכול או לא יעשה.
דוחות פתיחה וסגירה
פתח וסגור את המכתב עם הצהרות פשוטות וישירות. משפט פתיחה כגון "תודה על שהקדשת מזמנך להסביר את דאגתך לגבי …" הפניות ומזהה את הבעיה. סגור עם הצהרה המדגישה את הרצון לשמור על היחסים. הצהרות כגון "אנו מעריכים את העסק שלך" או "אנו מתחייבים לספק את שירות הלקוחות באיכות גבוהה אתה מצפה מהחברה שלנו" הן שתי דוגמאות נפוצות.
הגוף
בפסקה הראשונה של הגוף, עיין במידע רקע רלוונטי ובכל תקשורת קודמת כדי להראות שאתה מבין את דאגתו של הלקוח. הצע פתרון ברור וברור לבעיה - כולל מחוות של רצון טוב ופעולות שכבר ביצעת או שתכננת לבצע - בפסקה השלישית.לדוגמה, אם אתה כותב מכתב איסוף בקשה ראשונה, שים לב לרשומת התשלום הקודמת של הלקוח, אך הזכר את הלקוח לגבי תאריכי התשלום לתשלום. כפתרון, מציעים לעבוד עם הלקוח כדי לקבוע סידורי תשלום חלופיים או להאריך את תאריך התשלום בתמורה לשיחת טלפון חוזרת.
