התמקדות בבעיות אי שביעות רצון הלקוחות הוא אחד הדברים החשובים ביותר עסקים יכולים לעשות אם הם כדי לפתור תלונות הלקוח. תוכנית תלונות לקוחות מאפשרת מעקב, ארגון, ופתרון בסופו של דבר של שירות או בעיות החברה. ניטור תוכנית תלונות לקוחות על בסיס קבוע הוא קריטי לפיתוח קשרי לקוחות לטווח ארוך מוצלח.
צור גיליון אלקטרוני אלקטרוני או מסמך אחר שבו ניתן לתעד נתונים מתוכניות תלונות לקוחות. תן שם לקובץ מחשב זה "תלונות לקוח" או כותרת דומה ושמור אותו במקום בטוח במחשב שלך. דוגמה לתוכנת גיליונות אלקטרוניים שניתן להשתמש בהם היא Microsoft Excel, המאפשר סינון ומיון של נתונים שהוזנו.
עקוב אחר נושאים חשובים הקשורים לתוכנית תלונות הלקוחות שלך על ידי איסוף הנתונים מהתוכנית והזנתם בגיליון האלקטרוני שלך. דוגמאות לבעיות שיש לעדכן ולפקח על בסיס קבוע כוללות את הסיבות לתלונות של לקוחות, אשר הלקוחות להגיש את התלונות ביותר, כמה פעמים הם הגישו, כמו גם כמה מהר אם הבעיות נפתרות.
מיין את נתוני תלונות הלקוח בגיליון האלקטרוני שלך, כך שניתן יהיה לראות זאת בצורה ברורה ומאורגנת. סווג את סוגי התלונות השונים כדי לראות אילו בעיות יש לטפל בהן ביותר. מיין את הערך הדולרי של כל עסקה כספית שהביאה לתלונת לקוח.
לפתח מדיניות התמודדות עם תלונות לקוחות שלא נפתרו ולהחליט מה טכניקות שימור הלקוחות תשתמש. הצעת הנחות מיוחדות ללקוח, פריטים בחינם, או הצעות חד פעמיות אחרות לשמירת קשרי לקוחות הם דוגמאות של דרכים לפתרון בעיות שלא ניתן לפתור.
חפש משוב לקוחות מתכניות של תלונות לקוחות, הן מצד לקוחות מרוצים והן לא מרוצים. זה צריך להיעשות על ידי חבר הנהלה מאז בעיות לא פתורות יהיה מעורב לעתים קרובות. קבלת משוב של לקוחות על התוכנית שלך, עם זאת, היא צעד טוב לנקוט כדי לשפר את תוכנית תלונות הלקוחות שלך.
שלב תוכנה תלונות הלקוח שיאפשר לך לעקוב ולארגן כמו גם לפתור תלונות. כלים אלה מאפשרים לתת לנציגי החברה את הכלים הדרושים להם כדי לטפל בבעיות תלונה. דוגמאות לכך כוללות ניהול תלונות לקוחות של Everest על-ידי תוכנת תלונות הלקוח של Lynk Software ו- Master Control.
