עבור רוב המנהלים, משמעת עובדים הוא אחד החוויות הכי לא נוח עם אשר להתמודד. למנהלים יש את האחריות לכתוב מכתבי פעולה משמעתיים שנותרו בקובצי עובדים לתעד את העוול של העובד. במכתבים אלה יש שתי פונקציות: להודיע לעובד מה יקרה לו כתוצאה מהפרתו ולהוות תיעוד קבוע של התנהגות לא הולמת של העובד בתיק.
טען את המדפסת עם נייר חברה. מכתב זה יהפוך לחלק מהתיק הרשמי של העובד, לכן עליך לפעול לפי הפרוטוקול המתאים.
הקלד את התאריך המלא. דלג על שורה והקלד את שם העובד ואת כתובת החברה. גם אם אתה לא ממש לשלוח את המכתב, בעקבות פורמט מכתב העסק הנכון יעביר את הרושם של מקצוענות.
התחל את המכתב על ידי הקלדת שם העובד, ואחריו נקודתיים. לדלג על שורה.
התחל את הפסקה הראשונה על ידי ציון בבירור את אופי הפגיעה. עיין במדריך העובדים של החברה שלך, כך שהעובד יכול לחפש את הכלל בעצמו. תן פרטים ספציפיים על הפגיעה, כגון תאריך האירוע אירע להזכיר כל העובדים האחרים שהיו מעורבים.ציון מידע זה בבירור יסייע לך אם העובד יתמודד עם ההליך המשמעתי וייקח את העניין לבית המשפט.
הסבר בפירוט מה העובד עשה לא בסדר וכיצד היא צריכה לפעול במצב. לפעמים העובדים מפרים את הכללים משום שאינם מבינים אותם בבירור, ולכן הסבר על ההפרה והמידע המתאים יסייע למנוע ממנה לבצע את ההפרה בפעם השנייה. הצעה להיפגש עם העובד לדון בנושא בפירוט.
תן לעובד את ההזדמנות כדי לתקן את הפגיעה, כגון על ידי כתיבת מכתב התנצלות רשמי לצד השני. ליידע אותו על מועדים להגשת התגובה או מכתב.
ספר לעובד בצורה ברורה ומדויקת מה היא יכולה לצפות כתוצאה מהפרה זו. לתת פרטים מתאימים על העונש הנוכחי שלה, כגון תאריכי הדיונים או מועדים אפקטיביים לסיום עבודתה, אם רלוונטי. אם העובד יכול לצפות לפעולה משמעתית מתקדמת כתוצאה מעבירות נוספות, הודע לה מה יהיו העונשים האלה.
תן לעובד את המידע על תהליך העררים, אם רלוונטי.
שאל את העובד עבור תגובה רשמית עבור הקובץ שלו; לעתים קרובות תגובה זו תהיה בצורת מכתב רשמי. אתה צריך את התיעוד הזה עבור הקובץ של העובד במקרה שהוא לוקח את העניין לבית המשפט.
הקלד את השם המלא והכותרת שלך. הדפס את המכתב וחתום על שמך המודפס בדיו כחול או שחור.
לעשות כמה עותקים של המכתב. שמור עותק אחד בקובץ של העובד, תן עוד עורך דין של החברה שלך ולשמור אחר על רשומות שלך.
שלח את המכתב לעובד או תן לו לפני נציג משאבי אנוש או עוזר אדמיניסטרטיבי. אתה צריך אישור כי העובד קיבל את ההודעה הרשמית.
טיפים
-
שמור את הטון מקצועי עובדתי. מכתב זה עשוי לפנות לבית המשפט אם העובד מתחרה בפעולה המשמעתית, ואתה רוצה להיראות מקצועי והוגן בכל עת.
