כל עסק צריך לדעת את הערך של המוצרים יש לה למכור. ללא מידע זה, עסק לא יכול להחליט על מחיר המכירה תחרותי, לוח הזמנים חומרי גלם רכישות לוח הזמנים הייצור כדי להחליף פריטים שנמכרו - רק כדי שם כמה החלטות עסקיות חיוניות להסתמך על מידע המלאי מדויק.
נצחית לעומת תקופתיים
הבחירה הראשונה שהחברה צריכה לעשות היא האם להשתמש במערכת בקרת מלאי תמידי או במערכת תקופתית. גורם מכריע אחד הוא רמת הטכנולוגיה הזמינה. אם לחברה יש את היכולת להקליט עסקאות בזמן אמת, כמו עם ציוד סריקה נקודתית, ניתן לבחור את המערכת התמידית. באמצעות מערכת זו, המכירות נרשמות באופן מיידי - חשבון המלאי משתנה ללא הרף. המערכת השנייה, תקופתית, משתמשת בחשבונות נוספים למעקב אחר מכירות, רכישות מלאי והחזרות של לקוחות. חשבונות אלה מחזיקים בנתוני מכירות מצטברים, שאינם מפורסמים בחשבון המלאי עד לסיום התקופה. התקופה יכולה להיות חודשית, שנתית או כל מסגרת הזמן שהחברה תבחר.
שיטות הערכה
לאחר בחירת אחת המערכות הנ"ל, יש אפשרות אחרת. כיצד יירשמו עלויות הפריטים שנמכרו? זו החלטה חשובה. שיטה המפחית עלויות יגדיל את ההכנסה נטו ומסים. החברה צריכה לשקול גורמים כמו נפח המכירות הצפוי והאם רכישות עתידיות של המלאי יעלו או יפלו במחיר. בואו נסתכל על שתי שיטות של הערכת מלאי.
FIFO
FIFO מייצג את הראשון - הראשון החוצה. בשיטת הערכה זו, עלות המלאי הוותיק ביותר על המדף (הרכישה הראשונה) משמשת לרישום עסקת מכירה. מלאי פיזי נמכר לא חייב להיות הישן ביותר; זוהי שיטת הערכת עלות. עם FIFO, הערך של חשבון המלאי יהיה זהה עם חשבונאות מתמדת או תקופתית, כי העלויות המוקדמות ביותר משמשות אם החשבון מתעדכן באופן מיידי או בסוף התקופה.
LIFO
LIFO מייצג את האחרון - הראשון החוצה. בעת שימוש ב- LIFO, העלות עבור המלאי שנרכש לאחרונה משמשת בעת פרסום עסקת מכירה. כמו עם FIFO, חשבונאות של עלויות לא צריך בקנה אחד עם תנועת יחידות מחוץ לדלת. למעשה, עם LIFO, היחידה לא צריכה אפילו להיות על היד כאשר המכירה מתבצעת. אם היא נרכשת לפני תום התקופה, היא היחידה האחרונה, ועלותה תשמש בעת ביצוע המכירה.
שיקולים נוספים
בארצות הברית, חברה יכולה להשתמש רק ב- LIFO למטרות דיווח מס, אך היא עשויה להשתמש ב- FIFO כדי להכין דוחות כספיים שפורסמו לציבור. ההחלטה צריכה להיעשות אם לטובת החברה יש לשמור על שתי מערכות חישובים נפרדות למטרה זו. בעוד שהשלכות המס הנזכרות לעיל הן חשובות, חשוב גם להיראות אטרקטיבי למשקיעים פוטנציאליים. אם ההנהלה לא תשקול את כל הגורמים, היא עלולה לפגוע בצמיחת החברה ובשגשוגה בעתיד.
