קציני הביטחון זקוקים למערך קבוע של מדיניות ונהלים שינחו אותם בפעולותיהם. קבוצה זו של נהלים צריך להיות על כל הודעה שנקבעה עבור התייחסות צריך להיות נדרש קריאה. פרוטוקולים אלה מועברים באימונים ומוכרים על ידי הקצין. סטייה מפרוטוקולים מבוססים אלה פותחת את הדלת לאחריות וליטיגציה לכל המעורבים.
משמעות
חשיבותם של הפרוטוקולים שנקבעו עבור קציני הביטחון היא בעלת חשיבות עליונה. ללא מדיניות קבועה עבור הקצינים לחזור על זה, זה מאפשר יותר מדי מקום עבור קצינים "לעשות את זה כפי שהם הולכים יחד" - לעתים קרובות בורות של חוקים מקומיים מנדטים או שיטות עבודה מומלצות שנועדו להגביל את האחריות.
סוגי פרוטוקולים
שלושה סוגים של פרוטוקולים קיימים עבור קציני ביטחון: מדיניות והוראות נוהל, הזמנות לכתוב ו-יומני למטה. כל אחד מפרוטוקולים אלה כתובת רמות שונות של הארגון מדורגת למטה מן החברה כולה, אל האתר הפרט ולבסוף הודעות ספציפיות על כל אתר.
מדיניות כוללת ונהלים
ההורה של הפרוטוקולים של קצין הביטחון הוא מדריך המדיניות והנוהל. מדריך זה מתאר את הציפיות הבסיסיות ואת הקווים המנחים של קציני הביטחון בכל רחבי החברה. זה מוכן מן השיטות המומלצות נבדק בדרך כלל על ידי צוות משאבי אנוש או חברה, כמו גם מומחה לחוק התעסוקה. מדריך זה מוצג באימונים, עקרונותיו מוסברים במונחים פשוטים ותוכנו מודעים ומעוקבים.
הודעות דואר
כאשר קצין הביטחון מגיע לאתר העבודה שלו הוא פוגש פוסט מסוים מאוד הדורש פרוטוקולים ספציפיים מאוד. השיטה המטופלת עם אחריות היא דרך המושג סדר הודעה. צווים כתובים אלה, שיושמו ונסקרו כראוי על-ידי אלמנט הניהול, מתווים בדיוק את "מה, מתי, היכן וכיצד" ההודעה מאוישת עם מעט עמימות ככל האפשר. כאשר מניחים את ההודעה בפעם הראשונה קצין הביטחון צריך לקרוא את ההוראות לבדוק את השינויים כדי לוודא שהוא בהתאם לפקודות.
יומני מעבר
יומן המעבר הוא פרוטוקול חשוב שבו המידע העדכני ביותר "בזמן אמת" נשמר. זה משהו של מלכוד עבור כל בעיה רלוונטית לקצין נכנס שאינו מכוסה במדיניות הגנרית של מדיניות ונהלים, או פקודות דואר ספציפיות. לדוגמה, אם ההודעה היא הודיעה כי "משאית בטון אדום עם לוחית הרישוי 12345 היא להיות מותר עם המעבר ביום שלישי בלבד", מידע זה נרשם ביומן למטה. זה מאפשר לשנות את ההזמנות לכתוב לרגע זה חריגה.
אורך הפרוטוקולים
פרוטוקול של קציני ביטחון, בין אם הם בצורה של פקודות דואר או מדיניות ונהלים, צריך להיות מספיק אורך ועומק לספק הדרכה רחבה עבור רוב התרחישים. טיפול עם זאת משמש כדי למנוע יצירת מסמכים שאינם ארוכים לאורך זמן ספציפי. פרוטוקולים שהם מסוכנים מדי או אפילו סותרים, עלולים לסכן את קולם של קצינים מבלבלים, שלעתים קרובות מוצאים עצמם רחוקים מאלה שכתבו את ההוראות.
