כיצד לעשות הפחתת עלויות & הימנעות גיליון אלקטרוני

יצירת גיליון אלקטרוני מעקב כדי להקליט חיסכון בעלויות ואת הימנעות העלות מאפשר לארגון שלך לדווח במדויק הן "קשה" ו "רך" חיסכון. חיסכון קשיח מוצגים כעלות נמוכה יותר בהשוואה לשנה קודמת. חיסכון רך הם מוחשי פחות עשויים לכלול משא ומתן על עלייה נמוכה יותר של עלות מספק או הכשרה "חינם" שמגיע עם עלייה בשיעור. פיתוח גיליון אלקטרוני כדי לעקוב אחר חיסכון הוא קריטי למתן תמריצים לאחראים על רכישות.

פריטים שתצטרך

• תוכנית גיליון אלקטרוני

• הוצאות תפעוליות קודמות

• חוזים

הוצאות קבוצתיות לקטגוריות לוגיות. קטגוריות יכולות להיות לפי סוג, כגון קיבוץ כל כלי עזר יחד. אם עובדים מרובים אחראים לרכישה, הוצאות קבוצתיות על ידי אחראי.

הקלד את הכותרת "הוצאות" בתא הראשון של הגיליון האלקטרוני. מתחת, הזן את שם הקטגוריה, ולאחר מכן רשום את שמות ההוצאות בתאים למטה. חזור על כל קטגוריה.

בעמודה הבאה, הקלד את כותרת העמודה "Actuals" ואת השנה. מתחת זה להזין את דולר השקיע בתא בצד ימין של כל שם חשבון. תייג את העמודה הבאה "התאמות" והזן את כל העליות החוזיות או הקטנות באותה שורת הוצאות שאליה הוא חל. תייג את העמודה הבאה "Benchmark" והזן נוסחה כדי להכפיל סכומים בפועל על ידי אחד בתוספת ההתאמה: (בפועל * (1 + התאמה)).

זהה את כמות הפריטים שיוצרו בשנה שעברה ואת הייצור המתוכנן לשנה הבאה. בחלק העליון של השורה הבאה, הקלד "Per Unit". עבור כל ההוצאות הרלוונטיות כגון חומר ועבודה, הזן נוסחה כדי להתאים את הסמן לכמויות החדשות: (Benchmark / כמות בשנה שעברה * כמות השנה).

הקלד "Actuals" והשנה הנוכחית בשורה העליונה של העמודה הבאה והשאיר אותה ריקה עד סכומי ההוצאות בפועל ידועים. כותרת העמודה הבאה "הפרש". עבור כל הוצאה, הזן נוסחה המחסרת את ההוצאה בפועל של השנה מהמספר בעמודה.

לאחר כל קטגוריה, הכנס שני שורות ריקות. בשורה הראשונה, הקלד "Subtotal". בתא הסמוך לה, הקלד נוסחה כדי להוסיף את כל ההוצאות באותה קטגוריה יחד ולהעתיק אותה על פני כל העמודות בגיליון האלקטרוני. לאחר הקטגוריה האחרונה, הקלד "Total" בעמודה הראשונה ובתא שלצידה, הזן נוסחה להוספת כל סיכומי המשנה של הקטגוריה יחד. העתק את זה בכל העמודות בגיליון האלקטרוני.

הזן הוצאות עם חתימת חוזים חדשים או חשבוניות בפועל מתקבלים. הוסף שורות נוספות עבור כל ההוצאות החדשות או כדי להתחבר לחיסכון ביצירת עלויות.

טיפים

• שפר את עלות הבעלות הכוללת על ידי קביעת מראש כיצד יתגמלו החיסכון. ההחלטות העיקריות כוללות האם העובדים יקבלו תמורה על החיסכון נטו עבור כל ההוצאות שלהם וטיפול חיסכון לא מוחשי המשפיעים על קטגוריה אחרת. ניתן להשתמש בעמודת ההתאמה גם להגדרת יעדים. לשים את אחוז החיסכון הרצוי עבור כל קטגוריה תיצור מטרות benchmark עבור כל הוצאה. הקפד לכלול שיפורים בתהליך שיביאו להוצאות תפעול נמוכות יותר או לירידה בשעות העבודה.