כיצד לארגן מחלקת רכש

גם אם היית רק בעבודה שלך לזמן קצר, אתה יודע כי שמירה על רשומות קפדניות, הערכת נוהלי הרכש הנוכחי, המבקשים קשרים הספק החדש ולוודא כי מערכות הפעולה שלך מתוכננים ביעילות הם המפתחות למחלקת הרכש מאורגן. בין אם אתה כבר הובאו כדי להפוך את החלוקה הקיימת מ כאוטי מאורגן, או שאתה רק רוצה להיות בטוח כל מהלכים לאורך ביעילות עם כמה תקלות, מאמר זה יכול להצביע לך בכיוון הנכון.

פריטים שתצטרך

• מחשב

• תוכנה

• רכישת מסמכים

• מדריך מדיניות

• מבוקר פעולת אחסון / מלאי

• מערכת אבטחה (אופציונלי)

להתחיל לבדוק את הקבצים של מחלקת הרכש ואת השיטות כדי להעריך את המערכת הנוכחית. מעקב אחר פריטים שהוזמנו עבור עובדים או מחלקות ולאמת את הביצועים של ספקים מורשים. בקר ראשי המחלקה לדון חוויות הקנייה הקודמת שלהם. קבל משוב על אופן שיפור שיטות העיבוד, המעקב וההגשמה של המחלקה.

קבל אישור לגבש מדיניות חדשה של מדיניות רכש מדיניות המבוססת על משוב שהתקבל מראשי מחלקות, אם אין מדריך שוטף או שהתברר כי הגרסה הנוכחית אינה פועלת. לכתוב, לערוך ולהפיץ טיוטות למקבלי ההחלטות הרלוונטיים. שלח עותקים של הפרסום למנהלים, כך שיש להם נקודת התייחסות לבקשות עתידיות לרכישה.

ביקורת מסמכים החברה שלך מעסיקה לנהל את פעולות הרכש. עיין בשפה של הזמנת רכש, בצע שיפוץ במסמכי הגשת ההצעות של החברה ובטפסים, בצע הערכה של בקשת אספקה ​​קהילתית וניירת אחרת. בצע שינויים, אם יש צורך בכך, כדי להגביר את האבטחה והיעילות באספקה ​​של פריטים מסודרים.

סקור וניתוח את מלאי המלאי של החברה הנמצא כעת באתר או מחוץ לאתר. אמת את כל המלאי כנגד התיעוד הקיים. דגל overages ומחסור של פריטים כי הם ביקוש מתמיד, כגון ציוד משרדי. להעריך את האופן שבו הם מדפים את המדף ו מאחרים על ידי pickers ו packers. לבצע שיפורים על האופן שבו הם מאוחסנים כדי לצמצם את חוסר היעילות.

להעריך הנוכחי פעולות הדבקה, איסוף ואריזת - במיוחד אם רשלנות גרמה גניבה, unaccounted עבור מלאי ועיכובים בקבלת אספקה ​​לעובדים במועד. לחקור את החוכמה של התקנת מערכת הביטחון, אם אחד לא כבר במקום, לשמש מרתיע פשע באזורי אחסון.

המכון תוכנית בקרת איכות כך pickers, Packers, חשבונאות ורכישה כל לקבל מידע קריטי על אספקת המשלוחים בו זמנית; במיוחד כאשר המידע מתייחס להזמנות חוזרות, שביתות עבודה, סחורה פגומה או פגומה - נסיבות בלתי צפויות אשר עלולות להשפיע על קבלה וחלוקה של חומרים המגיעים דרך מחלקת הרכש.

שמור על מגמות בתעשייה כדי ללמוד טכניקות חדשות לארגון פעולות מחלקת הרכש. קבל דו"ח התקדמות boilerplate כך תוכל לעדכן באופן שיטתי ניהול על מצב הפריטים שהם במקום על מנת שאתה לא מבלה חצי יום שלך לענות על אותה שאלה, "מתי אני יכול לצפות לקבל את פנקסים הזמנתי ביולי?"