משרד ללא נייר עשוי לעזור לסביבה, אבל זה יכול ליצור כאבי ראש בתהליך אם מערכת זרימת עבודה נאותה לא לשים במקום. העברת הכל לתוך המרחב הדיגיטלי דורש הקמת בקרת מסמכים ו תהליכי עבודה להבטיח כי דבר לא אבד במעבר. כאשר תיבות פיזיות נסוגות על פחי האשפה של ההיסטוריה, על אלה וירטואליים להחליף אותם.
הולך דיגיטלי
במשרד ללא נייר, המטרה היא להעביר כל דבר אפשרי באינטרנט. מסמכים מודפסים נסרקים וממוקמים במיקום משותף במערכת המחשב שבו משתמשים מורשים יכולים לגשת אליהם. בנוסף על היתרונות הסביבתיים, משרד מנוהל היטב מנוהל יכול להפוך את המידע קל יותר למצוא מאשר במערכות תיוק המסורתית. תיקיות בארכיון וירטואלי מאחסנות מסמכים ישנים יותר, כך שהם אינם מערבלים לעתים קרובות גישה לאזורים, אך עדיין זמינים בעת הצורך.
יומנים משותפים
העברת לוחות זמנים של עובדים ללוח שנה משותף מאפשרת למעסיקים לנהל את זמן החופשה ועניינים אחרים המשפיעים על לוח הזמנים של העבודה. זה גם מאפשר לעמיתים לעקוב אחר פגישות ואירועים מתוזמנים אחרים. צוותים המשתפים לוחות שנה של עבודה יכולים לפקח על מי נמצא ומי נמצא מחוץ למשרד ויכול לבניית זרימת עבודה בפרויקטים עם זה בחשבון. להיות מסוגל לראות כי בעלי העניין המפתח הולכים כותרת בסוף השבוע, למשל, יכול להניע מישהו כדי לקבל את הטיוטה של מסמך מפתח או חוזה הושלמה מהר יותר, כך בעלי העניין יקבלו את ההזדמנות להציע קלט שלהם לפני התוכן הושלם.
ניהול מסמכים
משרדי נייר ללא צורך במערכת המנדט כיצד מסמכים להישמר ומאוחסנים. יצירת מסמך שמות המוסכמה מבנה התיקייה כדי להפוך את המסמכים קל למצוא. מערכות ניהול מסמכים מאפשרות לעתים קרובות הן "לבדוק" ולעקוב אחר השינויים. זה מונע מאנשים מרובים לעבוד על מסמך באותו זמן ומאפשר בקרת גרסה. ההרשאה לכך שהמסמכים מתעדכנים במיקום המשותף מפחיתה את הבעיות המתרחשות כאשר משתמשים מורידים קובץ, מבצעים עדכונים ושולחים אותם החוצה באמצעות הדוא"ל ולאחר מכן נכשלים לשמור על הגרסה הרשמית הנוכחית.
ניהול פרוייקט
תוכנת ניהול הפרויקט מסייעת לעקוב אחר אבני דרך הפרויקט מועדים. אתה צריך מערכת שיכולה לעקוב אחר משימות ולוחות זמנים הפרויקט מאפשר לעובדים לציין מתי משהו הושלם. הודעות צריכות להזהיר מישהו כאשר משימה חדשה זקוקה לתשומת לב. אנשים יכולים לעקוב אחר הפרויקטים שלהם, בעוד מנהלים יכולים לקבל מבט הוליסטי על מה נעשה בכל הצוות מחדש משאבים לפי הצורך. הפרויקטים צריכים להיות מאוחסנים באופן דיגיטלי לאחר השלמת, יחד עם לקחים, כך העברת ידע יכול להתרחש בקלות כאשר פרויקט דומה מתחיל מאוחר יותר.
