תזכורות שכר לספק מידע לעובדים על שינויים חדשים במדיניות החברה להזכיר לעובדים על המדיניות הנוכחית. לדוגמה, אם העובדים נוהגים לשכוח לחתום על כרטיסי הזמן שלהם, תזכיר קצר יכול להזכיר להם את הדרישה. אם, בגלל החג, המחאות יהיו זמינים ביום מוקדם, אתה יכול להשתמש תזכיר להודיע עובדים. רק לשלוח תזכורות אנשי הצורך. מחלקת שכר צריכה לכלול תזכורות שכר עם paychecks העובד או הצהרות הרווחים על מנת להבטיח כי העובדים מקבלים את התזכיר.
כתוב את הכותרת. כלול את התאריך, הנמענים, מהנושא. לדוגמה: 12/01/2020 אל: כל העובדים מ: מחלקת שכר נושא: יום התשלום המוקדם
כתוב את גוף התזכיר; זו הסיבה שלך לכתיבת התזכיר. לדוגמה, "בשל חג המולד, בדיקות שכר יהיה זמין על 23." צור רווח יחיד בפסקאות שלך, ואם התזכיר שלך מכיל יותר מאחד, רווח כפול אחרי כל פסקה.
כתוב את הסגירה. למרות שאתה לא צריך להיות רשמי כמו שאתה במכתב עסקי, כולל הצהרה הסגירה ואת שם המחלקה שלך. לדוגמה, "אם יש לך שאלות, אנא פנה למחלקת השכר תודה." כלול מספר טלפון אם המחלקה שלך יש הרחבה משלה.
טיפים
-
קח בחשבון, כאשר אתה שולח תזכיר לכל העובדים להזכיר להם מדיניות החברה, כי כמה עובדים מבצעים את הפעולה כראוי אז אתה לא רוצה מילה תזכיר בחומרה. לדוגמה, "רק תזכורת מהירה של מדיניות החברה כי העובדים צריכים לחתום על כרטיסי הזמן שלהם." הודעות על שינויים במדיניות צריכות להיות פשוטות וענייניות, אך לספק את פרטי הקשר שלך לשאלות. לדוגמה, "החל מה- 02/28/12, העובדים חייבים להחזיר את החזרים שלהם לשבוע, אם יש לך שאלות, אנא צור קשר עם סוזי בהארכה 210. תודה." אם תשלח עותק של התזכיר לאדם אחר כגון בעל החברה, הוסף שורה CC מתחת לנושא עבור שם האדם. אוניברסיטת טקסס A & M ממליצה להשתמש כותרות משנה עבור תזכירים יותר משלוש פסקאות. השתמש החברה letterhead על המזכרים שלך כדי לעזור לקורא לדעת שזה תזכיר רשמי. קבל אישור ממנהל המחלקה שלך או מבעל החברה לפני שליחת תזכירים.
אזהרה
מזכרים שנכתבו בגופנים יוצאי דופן יכולים להיות קשים לקריאה ולא מקצועית. השתמש בגופן סטנדרטי ולהפוך את הטקסט לשטוף עם השוליים שמאלה לקריאה קלה יותר.גם אם התזכיר הוא תלונה, להיזהר של המילים שאתה בוחר בעת הכתיבה. לשמור על המקצועיות שלך בכל עת.
