בארצות הברית, המערכת החשבונאית מבוססת על השיטה המסורתית של רישום רשומות יומן עבור כל אירוע העסקה המתרחשת, ולאחר מכן להעביר את תנועות היומן לחשבונות הנכונים בספרי העסקים כדי לאזן את החיובים ואת הזיכויים ולעקוב אחר כל הפריטים. עם זאת, הטכנולוגיה העבירה את התהליך הזה בחלק גדול לתוכנות מחשב. רואי חשבון ואנליסטים משתמשים בתוכנה זו כדי לעקוב אחר כל הפעילות הפיננסית בעסק. תוכניות אלה כוללות בדרך כלל תת-מערכות המאפשרות התאמה אישית גבוהה יותר.
מערכות משנה
המשנה של תוכניות חשבונאות היא פשוט מערכת קטנה יותר הקיימת בתוך המבנה העיקרי של התוכנית. ללא תת-מערכות אלה, התוכנה החשבונאית תהיה קשה לניווט, והמשתמשים יתקשו למצוא את הקטגוריה או הפעילות הספציפית שרצו. מערכות המשנה מחולקות את התוכנה לחלקים נוספים לצורך צרכי חשבונאות ספציפיים, כגון עלויות ומשכורות.
סוגי מערכות משנה
אין גבול כמה תת מערכות חשבונאות יכול להיות. לעתים קרובות, תוכנה מורכבת הכוללת אפשרויות לניהול מלאי, ייצור וניהול משאבי אנוש יכולה לכלול תת-מערכות רבות. עם זאת, מספר סוגים נפוצים, כולל חשבונות לתשלום ו receivable, אשר שתי קטגוריות עסקים רבים. מערכת החיוב, הפרויקט עלות המערכת ומערכות ההוצאות הן גם אופציות נפוצות.
קישור לאסטרטגיה עסקית
אסטרטגיות עסקיות יכולות לכלול גם תת-מערכות, ועסקים מנסים לעתים קרובות לקשר את קטגוריות האסטרטגיות שלהם לתת-מערכות של תוכנת החשבונאות שלהם. לדוגמה, אם עסק יוצר פרוייקט חדש, ייתכן שהוא מעוניין גם בקטגוריה חדשה של קטגוריית פרוייקט בתוכנית שלה כדי להסביר זאת. כמו כן, אם עסק ינהג בקרות מלאי חדשות עבור הסחורה שלו, התהליך יהיה קשור קשר הדוק עם revamp של המשנה המלאי.
מערכות משנה אופציונליות
מערכות משנה רבות בתוכנות חשבונאיות הן אופציונליות - כלומר, הן אינן נדרשות עבור העסק ולא תמיד משמשות. הם נוטים להיות כלים נוספים בתוך התוכנית עצמה, כי חברות יכולות לבחור להשתמש עבור התאמה אישית נוספת. לדוגמה, התהליך ליצירת תת-מערכות חדשות בתוכנית הוא לעתים קרובות תת-מערכת נפרדת עצמה.
