רואי החשבון עובדים על מגוון נתונים בכל יום, החל מנתונים כספיים ועד כמויות מלאי לשעות עבודה. על מנת להשתמש בנתונים, הצוות החשבתי זקוק למיקום כדי לאחסן את הנתונים. המיקום שבו החברה מאחסנת את נתוני החשבונאות שלה נקרא מערכת מידע חשבונאי. רוב החברות לשלב את טכנולוגיית המחשב בבית רשומות אלה ולאפשר למשתמשים לגשת רשומות אלה.
נתוני חשבונאות
נתוני החשבונאות מורכבים מנתונים כספיים ולא כספיים. נתונים כספיים מספקים את הפרטים עבור מידע המדווח על דוחות חשבונאיים, דוחות כספיים ובקשות ממשלתיות. בנוסף לדוחות, רואי חשבון שומרים תיעוד גיבוי אשר ניתן להשתמש בהם כדי לאמת את המספרים המדווחים. הנתונים הלא כספיים כוללים כמויות מכירה, מחזורי ייצור, שעות עבודה ותיאור נכסים. נתונים לא כספיים תומכים במספרים כספיים שדווחו. כמויות מכירה מספקות פרטים לגבי סך המכירות. נפח הייצור מספק פרטים על כמויות המלאי. נתוני שעות העבודה מספקים פרטים על שכר. תיאורי הנכסים מספקים פרטים על נכסים וציוד שדווחו.
מערכת מידע
מערכת מידע מספקת למחסן את כל הנתונים הדרושים בחברה. מערכות המידע זקוקות לארגון חזק על מנת לאפשר למשתמשים גישה למידע הדרוש להם מבלי לספק גישה למידע חסוי מעבר לצורכיהם. חברות רבות רוכשות תוכנות לניהול צרכי מערכות המידע שלהן. חברות אחרות מעסיקות מתכנתי מחשבים כדי לבנות מערכת מידע העונה על הצרכים הספציפיים שלהם.
מערכת מידע חשבונאי
מערכת מידע חשבונאי היא מערכת מידע שנבנתה כדי לענות על הצרכים הספציפיים של מחלקת החשבונאות. מחלקת החשבונאות מנהלת מגוון של מידע סודי. תעריפי עבודה לשעה ומשכורות שנתיות, יחד עם מידע אישי, דורשים גישה מוגבלת בתוך המחלקה. מחירי המכירה של הלקוח חייבים להישאר חסויים, במיוחד כאשר לקוחות שונים משלמים מחירים שונים עבור מוצרים דומים. הידע של עלויות הייצור חייב להישאר פנימי שמא המתחרים מנסים מחיר מתחת לחברה. עם כל אחת מהדוגמאות האלה, רק עובדים נבחרים זקוקים לגישה למידע. מערכת מידע חשבונאי חייב לספק את המנגנון עבור עובדים נבחרים כדי לאחזר מידע מסוים הם חייבים לעבוד עם, אבל לא מידע מחוץ לתחום האחריות שלהם.
שימושים
בנוסף לשמירה על סודיות, מערכות מידע חשבונאי לספק למשתמשים דוחות שנוצרו עבור הצרכים הספציפיים שלהם. מערכות מידע חשבונאי גם מאפשרות למשתמשים להוריד מידע לגליונות אלקטרוניים. בגיליון אלקטרוני, המשתמש יכול לבחור חלקים ספציפיים של מידע כדי לענות על הצרכים שלהם.
