מערכת מידע חשבונאית לוקחת את כל הנתונים והמספרים מתוך הרשומות הפיננסיות של הארגון ומסדרת אותם למבנה מסודר. מערכת המידע החשבונאי משרתת שלושה תפקידים בסיסיים: לאסוף ולעבד נתונים, לספק מידע למקבלי ההחלטות בארגון ולראות שאנשי הנהלת חשבונות רושמים מידע מדויק ומגינים על הנתונים.
אוסף ועיבוד
בשלב האיסוף של מערכת מידע חשבונאי, רואי חשבון או מנהלי חשבונות לאסוף או לרשום נתונים ממכירות מזומנים, חייבים, רכישות במזומן, זכאים ושכר, בין עסקאות אחרות. במערכות ממוחשבות, התוכנה מעבדת את כל החיובים והזיכויים למסד נתונים מלא לניהול מידע.
דוחות לניהול
אנשי הנהלת חשבונות מפיצים דיווחים למקבלי ההחלטות בארגון, כגון מנהלי מכירות ושיווק, מנהלי ייצור, מנהלי כספים וכל מנהלי המחלקות. ההנהלה משתמשת במידע שנוצר ממערכת המידע החשבונאי כדי לנתח את הפעילות השוטפת של הארגון ואת מצבו הכספי ולבצע תוכניות ולהגדיר מטרות לעתיד. לדוגמה, מאזן שנוצר מהמערכת יכול להציג ניהול, בעלים, נושים ומשקיעים שבהם הארגון עומד מבחינה כלכלית בנקודת זמן מסוימת.
דיוק ואבטחה
הגבלת מספר האנשים שיש להם גישה למערכת הטובה ביותר משיגה את הפונקציה השלישית של מערכת מידע חשבונאי - כדי להבטיח כי העסק שומרת נתונים נכונים. על ראשי הארגון להחליט מי יהיה. לדוגמה, פקידים מאומנים, מנהלי חשבונות או רואי חשבון דורשים גישה לאימות והכנסת נתונים למערכת וליצור דוחות. שותפים אחרים של הארגון, הן פנימיים והן חיצוניים, בדרך כלל אין צורך לתמרן את הנתונים.
סוגי מערכות ומה כלול
עסקים בדרך כלל מחשוב מערכת מידע חשבונאי בכל אבל הארגונים הקטנים. משתמשי מחשב מזינים נתונים בתוכנות המסיימות את החישובים ומסווגים את הקבצים לרשימות המתאימות. לאחר מכן המערכת יכולה ליצור סוגים שונים של דוחות, בהתאם לבקשת המשתמש. מערכת המידע כוללת את כל השלבים במחזור החשבונאי, וניירת העתק המוכיחה שהעסקאות, כגון הזמנות עבודה, חשבוניות ודוחות כספיים הופכות לחלק מהמערכת. בעסקים קטנים יותר, כגון מבצע של אמא ופופ שבו מתרחשות מספר עסקאות, העסק יכול לשמור על מערכת מידע חשבונאי באופן ידני. שוב, מנהל החשבונות משתמש בכל מחזור החשבונאות ובונה דוחות ידניים מהתוצאות.
