עם סעיפים רבים של חשבונאות יש כללים ומהר תקנות קשה במונחים של הארגון ומה הוא מותר. זה לא המקרה עם מערכות מידע חשבונאי. יש פשוט יותר מדי דעות לגבי מה AIS הוא ומה זה לא. מה שמייחד את ה- AIS ממערכות מידע אחרות הוא החובות המשפטיות והמקצועיות המוטלות על הנהלת החברה ורואי החשבון שלה.
זרימת מידע
אחת התכונות של AIS היא זרימת המידע. זה מודגם כאן על ידי שימוש בפירמידה עם ניהול על הניהול העליון, באמצע ממש מתחת, כי ניהול תפעול מתחת זה, ואנשי תפעול המייצגים את הבסיס של זרימת המידע. מידע על ביצועי החברה נסחף כלפי מעלה לכל רמות הניהול באמצעות כוח האדם. ההנהלה הבכירה אחראית לבעלי המניות או לבעלי החברה על המידע שהם מקבלים. תרומה למידע זה על ביצועי החברה היא הלקוחות והספקים, אשר לצוות התפעול שלהם יש קשר יומיומי. עם השימוש במידע זה, ההנהלה העליונה מסננת מידע על תקציב החברה והוראות כיצד לשנות או לשפר את האינטראקציות היומיומיות עם הלקוחות והספקים. מידע מספקים ולקוחות ידוע כזרם מידע חיצוני. אלה של אנשי ניהול וניהול כוח אדם ידועים מידע פנימי זורם.
עיבוד עסקאות
תכונה נוספת של AIS היא בעיבוד של עסקאות. AIS מעבד שני סוגים שונים של עסקאות. העסקה הפיננסית, שהיא כל עסקה בעלת אופי מוניטארי המשפיעה על הנכסים או המניות של ארגון עסקי. העסקה הלא פיננסית היא החלטה שלמרות שהיא אינה נמדדת באופן מוניטארי, היא יכולה להשפיע על הבריאות החשבונאית הכוללת של החברה. לדוגמה, אם החברה תחליט לשנות ספקים בשל עליית מחירים משמעותית מהספק הנוכחי, ההשפעה המיידית אינה בעלת אופי כספי אלא לאחר ביצוע ההזמנה הראשונה.
כל העסקאות נכנסו למערכת מידע חשבונאית לצורך השפעה על קבלת ההחלטות של ההנהלה הבכירה. אם ההנהלה הבכירה מודעת לעלייה קרובה בעלויות, במסים או באובדן פוטנציאלי של לקוחות, ניתן לקבל החלטות על מנת להתמודד עם ההשלכות השליליות של אירועים עתידיים.
מודל AIS
מודל טיפוסי של AIS ממחיש תכונות אלה וכולל שלושה שלבים שונים בטיפול במידע. ראשית הוא איסוף הנתונים. זה נחשב החשוב ביותר של כל השלושה, כאילו טעויות ללכת unetected המערכת עשויה ליצור פלט אמין. שני הדרישות העיקריות בתהליך איסוף הנתונים הן שהנתונים המשמשים רלוונטיים ויעילים. בשלב איסוף הנתונים יש לשקול את הרלוונטיות של הנתונים כדי לסנן את כל העובדות הלא רלוונטיות מהמערכת. היעילות כוללת איסוף של אותה קבוצה של נתונים רק פעם אחת. אי-ביצוע זה מוביל לנתונים מיותרים. השלב השני הוא בעיבוד הנתונים, או בניסיון לארגן את הנתונים באופן שבו ההנהלה יכולה לקבל החלטות לגבי ההחלטות הפיננסיות של החברה. דוגמה אחת תהיה שימוש בנתוני מכירות לחיזוי ציפיות מכירות עתידיות. על סמך ציפיות אלה ניתן לקבל החלטות לגבי דרישות הצוות. השלב השלישי הוא הדור האמיתי של מידע שמוביל לקבלת החלטות. אם ההחלטה תהיה מבוססת על עסקאות פיננסיות או לא פיננסיות, ההחלטה יכולה להשפיע על הפעילות היומיומית של העסק ואולי את התחזית הפיננסית של החברה.
