בעוד התוכן של מכתב חשוב, באמצעות הפורמט הנכון במכתב העסק קובע צליל מקצועי עבור התכתבות. מכתב מעוצב כהלכה ממחיש את מקצועיות השולח ואת הידע של שיטות עסקיות. כאשר יש שתי חתימות על מכתב העסק, לשולחים יש אפשרות לעצב את קו החתימה.
עיצוב קו החתימה
בלוק החתימה על מכתב העסק מכיל את השם, הכותרת והמשרד של החותם. שולחים יכולים למקם שני בלוקים חתימה על מכתב זה לצד זה או מתחת לזה. הבלוק מתחיל ארבעה או חמישה שורות מתחת לסגירת המכתב בשוליים השמאליים. בעת עיצוב בלוקים החתימה זה לצד זה, להתחיל את הראשון על השוליים השמאלית ואת הבלוק השני במרכז המסמך. בעת שימוש בסגנון אלטרנטיבי, להתחיל את הבלוק הראשון על השוליים השמאלית ואת החתימה השנייה לחסום ארבע שורות מתחת הראשונה. כל השולח חותם על האות מעל גוש החתימה שלו.
