כדי לנהל ביעילות משרד רפואי רפואי, בין אם מדובר בתרגול קטן או במרפאה גדולה, יש לפתח וליישם נהלים ברורים ומקיפים, המתייחסים למשימות ואחריות הכרחיות. נהלים המשרד צריך להדגיש את החובות של העובדים השונים, כגון תיאור מה פקידים צריכים לעשות כאשר המשרד נפתח וסוגר. אתה צריך להבין איך המשרד הרפואי עובד כדי להתאים את ההליכים כראוי.
יסודות
נהלים משרד צריך להעביר איך לתקשר עם לקוחות. נושאים רלוונטיים כוללים ברכות של לקוחות רגילים (למשל, באופן אישי ובאמצעות הטלפון), לקוחות הניהול המרוגשים או הזועמים, סודיות הלקוח (למשל, תקנות HIPAA) וכן הגדרת המינוי וההודעה. נדרשים מיומנויות שירות לקוחות חזקות עבור מרבית עובדי המשרד הרפואי. לפיכך, נהלים צריך להבחין "טוב" מלקוח "לקוי" שירות הלקוחות. נהלים סטנדרטיים במקרה של חירום או אסון טבע, כמו אש או המבול, יש צורך. צור מדריך עובדים נפרד כדי לדון במדיניות בנושא קוד הלבוש, נוכחות, הטרדה מינית, שכר, חופשה והטבות.
רשומות
משרד רפואי מוצלח מנהל רשומות החולה שלו ביעילות. נהלי הגיבוי צריכים להיות חובה עבור משרדים ללא נייר (למשל, עם מידע המטופל מאוחסן באינטרנט או על המחשב התוכנית). המדריך הקדמי של המשרד צריך להסביר כיצד ליצור, לעדכן רשומות הלקוח. המדריך גם צריך לכלול נהלים לגבי איך לעשות רשומות לא פעיל, כגון כאשר המטופלים נעים. היבט חשוב נוסף כולל לוחות שנה של רופאים. לדוגמה, על ידי תזמון שני חולים בכל שעה, רופא יכול להיות 20 עד 30 דקות של זמן פנוי. ההליכים צריכים להסביר כיצד לתזמן מספר מתאים של חולים על בסיס יומי ויומיומי. נהלים גם עשויים לתאר דרך סטנדרטית של הקצאת חדרי הבחינה.
חיוב
נהלי משרד רפואי קדמי צריכים לפרט כיצד לגבות תשלום מחולים. אם המטופל משתמש בביטוח, ההליכים צריכים להסביר איזה מידע נדרש כדי לאמת את הביטוח ולגבות תשלום משותף, במידת הצורך. הנהלים צריכים להסביר אם לקבל תשלום לפני או אחרי הביקור, כאשר החולה משלם מכיסו. כמו כן, לתאר את הצעדים הדרושים כדי לקבל החזר בזמן של תביעות ביטוח. לדוגמה, להסביר מי יהיה קוד או לזהות הליכים רפואיים עבור רשומות החולה, כמו גם החיוב. נהלים צריכים לציין כיצד לטפל חשבונות בעבר, כגון אלה שנותרו מצטיינים במשך 6 חודשים או 1 שנה.
