איגוד בעלי בתים הוא קבוצה שמנהלת את השכונה. הוא מפקח על אמות המידה ואוכף הכללים בתוך השכונה. היא מנהלת גם את כספי הקהילה, כמו גם שירותים כגון תחזוקה וגינון. עמותות רבות יקיימו ישיבות דירקטוריון על בסיס קבוע ופגישות קהילתיות לפחות פעם בשנה.
התקשר לפגישה כדי להזמין. נשיא האגודה צריך להיות אחד לעשות את זה. זהו סימן לחדר להפוך עסקי שקט ורשמי להתחיל.
הקמת מנין חוקי. רוב חברי מועצת המנהלים צריכים להיות נוכחים באסיפה כדי שיתקיימו קולות כלשהם. בתחילת המניין נרשם מנין.
לאשר את הפרוטוקול של הפגישה הקודמת. בדרך כלל ניתנו לחברי הוועד העתקים של הפרוטוקול מהמפגש האחרון לפני תחילת האסיפה. הדקות אושרו על ידי חבר מועצת המנהלים של ההצעה, לאחר שתנועה זו מסומנת על ידי חבר אחר וכל חברי המועצה האחרים בהצבעה.
עיין בדוח הכספי.גזבר העמותה יכסה נקודות חשובות לגבי כספי העמותה, לרבות גובה דמי הגבייה וההוצאות החל מהישיבה האחרונה.
לשמוע את דוח המנהל. זה מידע ממנהל הקהילה על כל התרחשות בקהילה מאז הפגישה האחרונה, וכן על כל עניין שיש להביא לידיעת הדירקטוריון על פעולתם או הצבעתם.
להעריך כל דו"ח הוועדה. במיוחד באגודות קהילתיות גדולות יותר, יהיו ועדות למשימות שונות בתוך הקהילה, כגון פרסום ידיעון, ארגון פעילויות או ניהול משימות תחזוקה. דוחות אלה נסקרים בקצרה במהלך הפגישה.
לשקול מחדש את כל העסק הישן כי הוא עדיין לא גמור או מחכה להחלטה סופית של הדירקטוריון.
שאל דוחות של כל עסק חדש, כי צריך להביא לידיעת הדירקטוריון. משימות אלה ניתן להצביע על הפגישה או הוגשה והוסיף על סדר היום של הפגישה שנקבעה הבאה.
פתח את הרצפה להערות חברי האגודה. במהלך תקופה זו, כל חבר עם דאגה, תלונה או הצעה יכול לבוא קדימה להישמע על ידי חברי מועצת המנהלים.
יש לדחות את הישיבה על ידי הכרזה על זמן ומקום הפגישה הבאה וסיום רשמי של המפגש הנוכחי.
טיפים
-
לפני הפגישה, לספק לחברי מועצת המנהלים כי יהיה צורך לאישור. זה יחסוך זמן במהלך הפגישה.
