בדיקת נאותות היא למעשה חקירה אינטנסיבית שקודמת לעסקה או החלטה משמעותיים. לדוגמה, בדיקת נאותות מתרחשת בדרך כלל כאשר אתה מעוניין ברצינות לקנות עסק או צריך לפתח מצגת מכירות עבור חוזה מיקור חוץ גדול. למרות התהליך יכול להיות זמן רב ולעתים קרובות חייב להתרחש מאחורי הקלעים, את המידע שאתה אוספת בדוח בדיקת נאותות הוא קריטי כדי לקבל החלטה טובה או יצירת מצגת יעילה.
מבנה ופוקוס
בדיוק כמו ברוב הדיווחים הרשמיים האחרים, דוח בדיקת נאותות כולל מטרה, סיכום מנהלים, ממצאים מרכזיים, סעיף המלצות ונספח אחד או יותר. מה שמבדיל בין דו"ח בדיקת נאותות של אחרים, לעומת זאת, הוא מטרתו, המיקוד שלו ואת מידת המידע. לאחר שתסיים את השלב הפעיל של ביצוע בדיקות נאותות - לחקור עובדות, לאסוף נתונים גולמיים ולעשות תצפיות אישיות - דוח הדו"ח מארגן נתונים באופן המאפשר לך להעריך את המצב הקיים, לזהות סיכונים ולחשוף נושאים המספקים מינוף הזדמנויות.
פורמט וקול
רוב האנשים להשתמש בדוח בדיקת נאותות כמו מאחורי הקלעים חומר התייחסות במהלך החוזה או משא ומתן מחיר או כמקור מידע ליצירת הצעת מחיר. ללא קשר למטרה, הרבה ממה שאתה כולל בדוח בדיקת נאותות הוא מידע סודי, ולכן בנוסף לכתיבה עבור קהל היעד והתמקדות במטרות, כוללים רק את המידע הרלוונטי ביותר או חיוני. השתמש בקול רשמי והעובדות הנוכחיות תוך שימוש בכתיבה אובייקטיבית, בלתי משוחדת ובמידע נפרד, על חלקים נפרדים באמצעות אותיות או ספרות.
מטרות וסיכום מנהלים
הסבר את הסיבות לביצוע בדיקות נאותות בקטע יעדים. למרות סיכום מנהלים מגיע רק אחרי מטרות הדו"ח - ולפני הגוף - לכתוב את הסיכום האחרון. הסיבה לכך היא כי הקוראים - לרוב מנהלי החברה - המעוניינים בסעיף זה לא יכול לקחת את הזמן כדי לקרוא את הדו"ח המלא. אתה צריך לבנות את תקציר מנהלים אז זה קורא כמו דו"ח מיניאטורי אבל באותו זמן לשמור על אורכו פרופורציונלית לשאר הדו"ח.
ממצאים עיקריים והמלצות
מייקל סיסקו, סופר ויועץ IT עצמאי, אומר במאמר באתר TechRepublic כי ממצאים מרכזיים צריכים להתמקד בפריטים שמשפיעים על המחיר או על הפעילות השוטפת של החברה. לדוגמה, אם אתה כותב דוח בדיקת נאותות לשימוש במצגת של מיקור חוץ, כלול נושאים התומכים במחיר ובמצב שלך, כגון תקלות בתהליך התפעולי המדגישות את הפרודוקטיביות ואת בעיות הביצועים. בנוסף, כלול יחסי עלות אשר חושפים את היקף ההוצאות של החברה כיום להפעלת שירות פנימי, ולזהות סיכונים כגון הצורך להשקיע יותר כסף כדי לשדרג או להחליף ציוד ישן או מיושן. הדגשת הזדמנויות מינוף בקטע ההמלצות. לכלול עלויות יישום, לספק יחס ההחזר על ההשקעה ולתת מסגרת זמן למימוש חיסכון או הטבות עבור כל הזדמנות.
