יתרונות השימוש בחשבונאות בעסקים

למרות כמה בעלי עסקים קטנים מעדיפים לעבור ניתוח שורש מאשר לעשות חשבונאות שלהם, הנהלת חשבונות היא חלק חיוני של ניהול עסק. היתרונות של חשבונאות היא היכולת שלה לספר סיפור מספרי על מה קורה בחברה שלך - אחד שיכול לעזור לך לשפר את הפעילות, להיות רווחי יותר להישאר מחוץ צרות עם רשויות המס המקומי הפדרלי. חשבונאות מדויקת ומדויקת יכול גם לעזור לך להפוך את המקרה שלך עם המלווים הפוטנציאליים והמשקיעים כאשר העסק שלך מחפש מימון.

טיפים

• היתרונות של שימוש בחשבונאות בעסקים קשורים לתובנות שהמספרים מספקים. נתונים אלה מסייעים לך להבין מה הולך טוב והיכן יש מקום לשיפור.

מהו המטרה העיקרית של חשבונאות?

המטרה העיקרית של חשבונאות היא לעקוב אחר ההכנסות של החברה שלך ואת ההוצאות. הכנסות הוא כל הכסף זורם לתוך העסק שלך ממכירות של סחורות ושירותים וכל סוג אחר של הכנסה, כגון ריבית שנצברו או שכר דירה או תמלוגים שנאספו. ההוצאות הן כל העסק שלך קונה עבור פעולות התשתית שלה, כגון חומרים, עבודה, שכר דירה, אספקה, דמי דואר, ביטוח, הוצאות רכב, שירותים מקצועיים, פרסום וציוד.

המידע כי מנהל החשבונות שלך או רואה חשבון אוספת על הכנסות והוצאות הולך לתוך דוחות חשבונאות קומפילציה, אשר מספקים מידע חיוני על המצב הכספי של החברה שלך. דוחות אלה מסייעים לך להגדיר את נקודות החוזק שלך ואת כתובת החולשות שלך. הם גם מספקים לך את המידע הדרוש לך לצורך דיווח מס.

דוח רווח והפסד הוא תמצית של מידע הנהלת חשבונות שלך על הכנסות והוצאות. הוא מתאים ורושם את כל הרכישות שלך בקטגוריות רלוונטיות, כגון שכר דירה ושכר, ולאחר מכן מפרט את הסכומים הללו כדי לספק סקירה כללית. באופן דומה, היא מסכמת את ההכנסות הנכנסות שלך על סמך מקור ההכנסה, כגון מכירות סיטונאיות או מכירות קמעונאיות. הרווח וההפסד שלך חשוב כי זה מראה כמה אתה כבר הרוויח בסופו של דבר בסוף היום. נתון זה של השורה התחתונה הוא הסכום שנותר לאחר הפחתת סך ההוצאות מסך ההכנסות.

מאזן הוא תמונת מצב הפיננסי הכולל שלך ברגע מסוים. זה חשוב כי זה מסכם את השווי הנקי שלך. סעיף הנכס של המאזן מפרט את כל מה שהחברה שלך מחזיקה, כולל מזומנים על כסף, כסף שמגיע לך דרך חשבונות חייבים, מלאי על המדפים שלך ורכישות יקרות לטווח ארוך, כגון חלקים גדולים של ציוד. סעיף ההתחייבויות במאזן שלך כולל את כל מה שאתה חייב, כולל יתרות הלוואה לזמן קצר ולזמן ארוך וחשבונות זכאים. השווי הנקי של החברה, בהתבסס על המידע המוצג במאזן שלך, מחושב על ידי ניכוי סך כל ההתחייבויות מסך הנכסים שלך.

תזרים מזומנים תזרים מזומנים או תזרימי המזומנים forma הוא כלי חשבונאי המסייע לך לחזות מתי תהיה לך הון זמין כאשר יהיו לך תזרים מזומנים החסרונות. החלק של ההצהרה מפרט את כל המזומנים הנכנסים שלך, בחלוקה לפי חודש. כסף זה לא בהכרח צריך לבוא מתוך הכנסות ממכירת מוצרים או שירותים. זה יכול לכלול גם הון הלוואות או השקעות. חלק התזרים של ההצהרה כולל את כל המזומנים הצפוי היוצא, כולל הוצאות שכר, הוצאות חומרים, דמי שכירות ותשלום ביטוח. ההוצאות הצפויות שלך לא רק כוללים הוצאות עסקיות לניכוי. אתה גם רשימה של תשלומי קרן ההלוואה, אשר אינם חייבים במס ולא יופיע על הרווח והפסד הצהרה. השורה התחתונה של כל עמודה מציגה את ההוצאות היוצאות שנגרמו מן המזומן הנכנס, המציין כמה כסף אתה יכול לצפות שיהיה זמין בסוף החודש.

מהי מטרתו של רואה חשבון?

מטרתו של רואה החשבון שלך היא לסכם את העבודה של מנהל החשבונות שלך על ידי עריכת ספרי החשבונות לתוך דוחות. רואה החשבון שלך עשוי גם להשלים את טופסי המס שלך ולייעץ לך על הדרך הטובה ביותר להשקיע ולשמור את הכסף שלך. אתה יכול או לא צריך לשכור רואה חשבון מקצועי, בהתאם לרמת הנוחות שלך בעבודה עם מספרים, את המורכבות של העסק שלך ואת מצב המס שלך.

המטרה של מנהל החשבונות שלך היא להזין קבלות וחשבונות לתוך מסד נתונים, ספר חשבונות או גיליון אלקטרוני, כך שתוכל לעקוב אחר הוצאות ומכירות. רוב מערכות הנהלת החשבונות ממוחשבות משום שתוכניות הנהלת חשבונות יכולות לארגן ולהוסיף מספרים במהירות וביעילות רבה יותר ממערכות ידניות בכתב יד. עם זאת, אתה לא צריך תוכנית מחשב לעשות הנהלת חשבונות של החברה שלך. מערכת כתב יד אשר עוקב אחר מכירות והוצאות גם לספק את המידע הדרוש לך.

אתה יכול לעשות הנהלת חשבונות משלך על ידי מעקב אחר הכנסות והוצאות מעקב מידע זה באופן שימושי לך את רואה החשבון שלך. המידע צריך להיות קל לקריאה ולהבנה, והוא צריך לשקף במדויק את הפעילות הפיננסית של העסק שלך. מידע הנהלת חשבונות שלך יהיה שימושי לחשב שלך כי זה מספק את המידע הדרוש עבור עריכת דוחות המס ומסמכים ההלוואה. מידע זהה יכול להיות שימושי באופן פנימי כדי לספק תובנות לגבי העסק שלך, כגון מראה כמה הכנסות שלך מגיע המכירות הסיטונאי לעומת המכירות הקמעונאיות וכמה אתה מבלה על חומרים לעומת העבודה.

גם אם אתה לשכור רואה חשבון מנהל חשבונות לארגן את המידע הכספי שלך ולהכין טפסים המס שלך, אתה עדיין יש אחריות חשבונאית כבעל עסק. עליך לשמור את כל המידע הדרוש להם, כגון החשבוניות שאתה כותב והקבלות שתקבל עבור רכישות עסקיות שביצעת. המסמכים האלה מאורגנים יותר כאשר אתה מביא אותם מנהל החשבונות שלך ואת רואה החשבון, פחות תצטרך לשלם עבור הזמן שלהם. זה לוקח מנהל חשבונות עוד לארגן קופסת נעליים מלא קבלות מאשר לעבוד בשיטתיות באמצעות קובץ עם ניירת כי כבר מיון לפי תאריך או על ידי כרטיס אשראי החשבון.

מה הם כללי החשבונאות?

כללי החשבונאות מסדירים את אופן ההוצאות והרווחים שהוכנסו למערכת כחיובים או זיכויים. כללים אלה קובעים את ניהול החשבונות הכפולים, מערכת שהשימוש בה נפוץ מאז ימי הביניים המאוחרים. מערכות כניסה כפולה לא רק לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות שלך, הם גם להראות איך כסף ונכסים נעים סביב החברה שלך. במערכת כניסה כפולה, כל ערך שנכנס כחיוב חייב להיות מאוזן עם אשראי מקביל ולהיפך. האלטרנטיבה לכניסה כפולה היא מערכת כניסה יחידה שבה אתה פשוט רשימה ו Tally ההכנסה שלך והוצאות ללא מובנה פרוטוקולים עבור התאמת רשומות אלה עם המצב הכלכלי האמיתי שלך.

כאשר עובדים עם חשבונות אישיים, אדם המעביר נכסים לעסק צריך להיות מזוכה, בעוד המקבל, או העסק, יש לחייב. זה נראה מנוגד, כי הכספים עזבו את ידיו של הפרט הועברו לידי העסק. עם זאת, חשבונות הנהלת חשבונות לא תמיד מתארים יתרות מזומנים בפועל. במקום זאת, הם מתייחסים לסכומים כי הם חייבים או בבעלות. כאשר אדם כגון הבעלים מעביר כספים לעסק, עסקה זו מגדילה, או מזכה את החשבון ומייצגת את הסכום שהחוב חייב לאדם זה. העברה זו של כספים יוצרת חיובים עבור החשבון העסקי, שכן, למרות שהכסף נמצא בהישג יד וזמין, הוא חייב כעת לאדם שסיפק אותו.

כאשר מתמודדים עם חשבונות אמיתיים, כגון נדל"ן ומכונות, הכללים החשבונאיים מחייבים אותך לחייב רכישות חדשות ופריטי אשראי שאתה מכור או אחרת לקחו את השירות. הנכס פורסם במקור כהתחייבות מכיוון שבזבזת כסף כדי לרכוש אותו. אם אתה מוכר אותה או מוציא אותה משירות לאחר שהיא מתמשכת לאורך החיים השימושיים שלה, אתה מסיר את החיוב או מזכה את החשבון המייצג את מה שאתה חייב על הרכישה.

כאשר העסק שלך קונה חומרים או משלם שכר דירה, הכללים של חשבונאות דורשים ממך לפרסם עסקאות אלה כמו חיובים. לעומת זאת, כאשר אתה מוכר מוצרים או שירותים, המערכת החשבונאית שלך מתייחסת עסקאות אלה כמו זיכויים. רכישות הדורשות קרנות יוצאות מקטינות את ההון של החברה, ולכן הן עוקבות אחר חיובים. הכנסות ורווחים אחרים, כגון דמי השכירות הנכנסים, להגדיל את ההון של החברה שלך, ולכן הם במעקב כמו זיכויים.

למרות כללים אלה של חשבונאות להסדיר איך כל עסקה מופיעה במערכת הנהלת חשבונות שלך, אתה לא באמת צריך להבין וליישם אותם, אלא אם כן אתה עושה ערכים לתוך מערכת ניהול חשבונות כפול כניסה כי הוא לא מתוכנת מראש כדי לארגן את המידע שלך. לדוגמה, אם אתה משתמש בספר כתב יד כבסיס של המערכת החשבונאית שלך, תצטרך להחליט בכל פעם שאתה עושה ערך אם העסקה מייצגת חיוב או אשראי והיכן החיוב המקביל או אשראי יופיע. עם זאת, אם אתה משתמש בתוכנות הנהלת חשבונות, כגון QuickBooks, ההמחאות, החשבוניות וקבלות המכירות שלך יופיעו באופן אוטומטי בחשבונות האשראי והחיוב המתאימים, יחד עם החיובים או הזיכויים המתאימים.

כיצד להשתמש חשבונאות עסקים

היתרונות של חשבונאות הם לא רק עניין של אסטרטגיה עסקית טובה, אם כי מידע חשבונאי בהחלט עוזר לך לתכנן ולתכנן. שום עסק לא יכול לשרוד ללא איזושהי מערכת חשבונאית. אם החברה שלך עושה רכישות ומכירות מבלי לעקוב אחר הסכומים שרכשת ומכר, לא תהיה לך שום דרך לקבוע אם הרווחת או הרווחת הפסד בסוף השנה. אתה לא יודע כמה אתה חייב וכמה אתה הבעלים, כך שאתה לא תוכל להעריך כמה כסף הנכנס שלך אתה יכול לסגת לשימוש אישי וכמה אתה צריך לשמור בחשבון הבנק של החברה שלך עבור העסק הקרובה הוצאות.

מידע חשבונאי גם נותן תובנות חשובות על פעולות החברה. הוא מאפשר לך להשוות את המכירות שלך בקטגוריות שונות לאורך זמן, כגון בחינת מגמות של מוצרים שונים בכל מיקומי המכירות. זה נותן לך את הכלים והמידע להסתכל על ההוצאות שלך כאחוזים של ההכנסות שלך כדי לראות אם השוליים שלך הם קיימא וכיצד הביצועים של החברה שלך בהשוואה לזה של המתחרים בענף שלך. תזרים מזומנים Pro forma יאפשר לך לחפש מקורות הון לפני שאתה באמת צריך אותם ולתכנן רכישות גדולות כדי להתאים עם פעמים בשנה, כאשר במזומן הוא שופע. הפעלת עסק ללא מידע חשבונאי היא כמו לטוס מטוס ללא מכ"ם.

חשבונאות היא גם הכרחית עבור הישרדות של החברה שלך, כי אתה נדרש כדי לדווח על הכנסות מסים לשלם. ללא מערכת הנהלת חשבונות שלמה ומדויקת, לא תדע כמה הרווחת והוצאת, ולא יהיה לך את המידע הדרוש לך כדי למלא טופסי מס מקומיים, מדינה ופדרליים. כמו כן, אם העסק שלך צריך אי פעם מימון, יישומי ההלוואה שלך כמעט בוודאות דורשים ממך לכלול דוחות כספיים משנים קודמות ואת התחזיות ביותר עבור תקופות הקרובות גם כן.