כמו במקרה של כל ארגון מובנה, עליך לקבוע כללי פרוטוקול. פרוטוקול הוא אוסף של הנחיות לגבי שרשרת הפיקוד על האופן שבו חברים שונים בארגון חייבים לתקשר זה עם זה. להקים ולנהל את קווי התקשורת השונים בתוך העסק בשלב מוקדם, כך שכל העובדים והמנהלים מבינים מי הם צריכים ליצור קשר.
בעלים למנהל
קווי התקשורת חייבים להישאר פתוחים בין בעלי החברה לבין ההנהלה. זה נדיר כי הבעלים מדבר ישירות עם עובדים או אנשי קשר אחרים בעסק, ככלל סדר, כאשר יש לו מנהלים לעשות את זה טופס לו. בעל החברה מספק הדרכה כיצד לנהל את החברה, כמו גם עדכונים וחדשות הוא רוצה לתת עובדים באמצעות מנהלים.
מנהל לעובד
קווי התקשורת בין מנהלים ועובדים הם קריטיים לפעילות השוטפת של החברה. מנהלים חייבים להאציל חובות ספציפיות לעובדים ולהשיב על שאלות לגבי פרויקטים בעבודה. מנהל בדרך כלל מתקשר באמצעות פגישות קבוע עם כל המחלקה שלה. היא יכולה גם לתזמן פגישות עבודה שנתיות של עובדים עם עובדים בודדים כדי לדון בביצועים ובפרודוקטיביות. הקשר בין מנהל לעובד דורש תקשורת הדדית - אם יש לעובד שאלות, עליו לפנות למנהל או לממונה הישיר שלו על כיבוד שרשרת הפיקוד.
עובד או מנהל לאנשי קשר עסקיים
בעל יכול גם צריך לקבוע כללי תקשורת עבור עובדיו או מנהלים קשרים עסקיים מחוץ. לדוגמה, עובדים של חברת ייצור עשויים ליצור קשר ישיר עם נציגי חברות המספקות חומרי גלם כדי להגיש הזמנות או לבקש מידע. משקיע עשוי לרצות לדבר עם צוות הניהול של החברה. כמו קפיטליסט הון סיכון בראד פלד קובע, "זה מספיק קשה מקבל עסק ולהפעלתו; לאחר שהבעלים או המנהלים מאפשרים יותר מדי עובדים בודדים ליצור קשר עם איש קשר חיצוני, הדבר עלול לגרום לבלבול. מסיבה זו, מנהלים להקצות עובדים ספציפיים, כגון רכישת סוכנים או קשרים עסקיים, כדי לתקשר עם אנשי קשר עסקיים חיצוניים.
תקשורת עם לקוחות
אולי הקו החשוב ביותר של תקשורת בעסק הוא בין העובדים של העסק ללקוחותיה. זה לא נדיר עבור כל עובד ברמה, כולל בעל העסק, כדי ליצור קשר ישיר עם הלקוח. עם זאת, במקרים מסוימים, עובדים מסוימים אינם מורשים לדבר עם לקוחות או לקוחות מאותה סיבה שהם לא יכולים לדבר עם ספקי שירות ואנשי קשר עסקיים - פוטנציאל לבלבול.
