חנויות קמעונאיות בדרך כלל יש צעדים רבים לתהליכים החשבונאיים שלהם. התנועה של מוצרים מרובים דרך החנות דורש דיווח מפורט. בעלים ומנהלים לעיתים קרובות יסקור מידע זה מקרוב כדי לקבוע מה מוכר היטב ומה לא. באמצעות נתונים אלה, שינויים בפעילויות התפעול של החנויות יכולים לסייע בשיפור הרווח. מספר כלי הנהלת חשבונות יכולים להפוך את תהליך ניהול זה חלקה.
שיטה חשבונאית
עסקים שמוכרים מלאי ישתמשו בדרך כלל בשיטת החשבונאות הצוברת. שיטה זו דורשת את ההקלטה של העסקה כאשר הם מתרחשים, ללא קשר למזומן המשתנה הידיים. חנויות קמעונאיות ליהנות משיטה זו כפי שהיא מספקת דוחות היסטוריים מדויקים עבור סחורות שנרכשו ונמכרו. ככל שהחברה הקמעונאית גדלה, היא עשויה לעמוד בדרישות עתידיות לשימוש בשיטת חשבונאות הצבירה. עקרונות חשבונאיים מקובלים מחייבים שיטה זו לחברות לדווח על מידע כספי.
חשבונאות מלאי
חשבונאות מלאי דורש אחת משתי שיטות לדיווח: תקופתיים או מתמידים. שיטת המלאי הנצחי פועלת בצורה הטובה ביותר עבור חנויות. לפי שיטה זו, מלאי המלאי של החנות מקבל עדכונים לאחר כל רכישה, מכירה או התאמה של טובין בחנות. ספירת המלאי על בסיס מתמשך אינה דרישה לשיטת המלאי הנצחית. החברה יכולה לערוך מלאי שנתי לביצוע שינויים בחשבון.
בקרות פנימיות
חנויות קמעונאיות זקוקות לבקרות פנימיות כדי להגן על המלאי שלהן. פקדים נפוצים כוללים אישור הזמנת רכש, הפרדת חובות, מחזורי ביצועים של מחזורי מלאי, הגבלת גישה למלאי והגבלת גישה למידע חשבונאי. הבעלים והמנהלים חייבים לכתוב את הפקדים שלהם ולאכוף אותם בחנות. ייתכן שיהיה צורך בפעולות מתקנות כאשר העובדים לא יעקבו אחר הבקרות הפנימיות. זה מזקק את הבקרות ומבטיח שהן פועלות כמתוכנן.
גודל פיננסי משותף
חברות סחורה משתמשות לעתים קרובות בהצהרה רווחית משותפת לדיווח. זה מפרט את כל הפריטים על ההצהרה כאחוז מהמכירות. ההצהרה מספקת סקירה מהירה של כמה הון החנות הקמעונאית מוציאה על המלאי, עלות הסחורה שנמכרה והוצאות להפעלת החנות. כדי ליצור הצהרת הכנסה בגודל משותף, הבעלים פשוט מחלק את כל הפריטים לפי סך המכירות של התקופה הנוכחית. יצירת מגמה פשוט דורשת השוואת מידע של החודש הנוכחי לתקופה קודמת.
