כיצד להפעיל מלאי הכנסייה

מלאי עבור ארגונים דתיים יכול להיות גם פריטים פיזית ומיומנות קבוצות של חברי הקהילה מוכנים לתרום את הזמן שלהם. אלה המוכנים לתרום את זמנם ומומחיותם צריכים להיות מטופלים כך שהם עשויים להיות מנוצל כראוי לטובת הכנסייה. נכסים הכנסייה הפיזית צריך להיות מתועד בכתב עם מסמכים המאוחסנים בבטחה במספר מיקומים. מספר אנשים יכולים לסייע בהכנת המלאי הראשוני של הכנסייה, אך האחסון והאחסון המאובטח של האתר צריכים להיות מוקצים לנציג אחד. איסוף המלאי הראשוני עשוי להימשך עד שבוע, וההתאמה השנתית של המלאי צריכה להימשך לא יותר מיום או יומיים. פרויקט זה דורש תשומת לב לפרטים.

פריטים שתצטרך

• תוכנת גיליון אלקטרוני

• אינטרנט

• מדפסת / מעתיק

• הלוח

• עיפרון

• תוויות

מלאי של פריטים פיזיים

השג מוכן המוכן טופס הכנסייה מהאינטרנט או ליצור משלך באמצעות תוכנת גיליון אלקטרוני. בחלק העליון של הטופס, כלול את שם הארגון שלך ואת החללים עבור מספר הגיליון ושם המיקום. למטה, ליצור עמודות שכותרתן "מספר סידורי", פריט תיאור, "תאריך שנרכשו", "ערך התחלתי" ו "שמור / להשליך." להדפיס עותקים מספיק של הטופס להשתמש בכל חדר של הכנסייה ואת הדבקה ללוח.

להפריד בין אספקה ​​וציוד, וציין סכום דולר שמכמת את ההבחנה. לדוגמה, פריטים עם עלות תחת $ 500 כל נחשבים אספקה ​​ואילו פריטים עם עלות מעל $ 500 כל נחשבים ציוד. בגלל הערך שלה, ציוד צריך להיות Inventoried בזמן זה מיותר מלאי המלאי.

יצירת רשימה רציפה של מספרים סידוריים באמצעות תוכנת גיליון אלקטרוני להדפיס את המספרים, אחד כל אחד, על תוויות 1-inch. המלאי בפעם הראשונה הוא נלקח אי פעם מספרים סידוריים צריך להיות בתבנית מספר שנה חודש ייחודי. המספר הייחודי הוא זה שישתנה ברצף, לדוגמה: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

התחל בחדר אחד וזיהה את כל הפריטים הנחשבים כציוד. לאחר מזוהה, לצרף תווית מספר סידורי אחד בתחתית כל פריט, כך שניתן לעקוב אחר פריטים.

שים לב למספר הסדין ולשם החדר באמצעות טופסי המלאי בלוח. עבור כל פריט שמספרו מספר סידורי, רשמו נתונים לכל השדות שמופיעים בטופס המלאי.

שדה התיאור צריך לקבל סקירה כללית של הפריט. השדה הטורי צריך להכיל את המספר שהוספת לתחתית הפריט. בעת קבלת מידע מלאי ראשוני, ייתכן שהתאריך שנרכש והערך ההתחלתי לא יהיו זמינים. אם זה, להשלים את הטופס בהתאם. אם זה לא, לכתוב את התאריך הנוכחי לתוך תאריך נרכש שדה לאמוד את הערך. אם פריט מוחזק, פשוט לשים בדיקה בשדה. אם הוא מסולק, שים לב למועד המימוש.

מעבר מחדר לחדר חזור על שלבים 4 ו 5. זכור להמשיך לציין את מספר הסדין ואת שם החדר בחלק העליון של כל גיליון בעת ​​שינוי מיקומים.

בצע עותקים בודדים של טופסי המלאי שהושלמו. מקום עותק אחד כל, בסדר סדרתי על ידי גיליון מספר, לתוך שלושה קלסר טבעת. מקום אחד קלסר במיקום מאובטח, מחוץ לאתר והשני באתר במשרד מינהלי. לעקוב אחר נהלי המלאי לפחות פעם בשנה.

מלאי של מיומנות סטים

השג מוכן מתנדב טופס הכנסייה מהאינטרנט או ליצור משלך באמצעות תוכנת גיליון אלקטרוני. כלול שדות עבור "שם", "כתובת", "מספר טלפון", "כתובת דוא"ל", "ימים זמינים" ו "שעות בשבוע זמין". בעמודה למטה, רשימת מיומנויות מיומנות או תפקידים הנדרשים והוראות למתנדבים מעגל תחומי עניין, כגון נהג אוטובוס, מתנדב שירות מזון, תיאום פעילויות, מזנון מזווה מזנון מזון.

להפיץ את הטופס במהלך יום ראשון הספר או שירות הכנסייה או לשלוח אותו באמצעות דואר עם בקשה להחזרתו למקום מסוים או לפני תאריך מסוים.

הכנס את הטפסים לתוך שלושה קלסר טבעת, או להקל על השימוש, ליצור מסד נתונים דיגיטלי עם מידע אישי של המתנדבים ואת האינטרסים. בדרך זו, ניתן ליצור קשר ישיר עם אנשי עניין של הקהילה, והצוות האדמיניסטרטיבי יכול לראות במדויק את המשאבים הזמינים לכנסייה.

הפצת טפסים מתנדבים חדשים לא יאוחר מפעם אחת בשנה. אם הטפסים המעודכנים אינם מוחזרים עבור האדם שבעבר מילא אותם לפני שנה, צור קשר טלפוני כדי לקבוע אם הם עדיין ירצו לתרום את זמנם באזורים שציינו קודם לכן ולבצע שינויים בהתאם.

טיפים

• תרגום נתוני גיליון מלאי פיזי לגיליון אלקטרוני דיגיטלי מספק נקודת שלישית לשמירה.

  הוספת פריטים חדשים למלאי כפי שהם באים יבטיח כי תאריך הרכישה שלהם ואת הערך הראשוני נרשמות כראוי.

  לשנות את טופס ההתנדבות מדי שנה כדי לכלול ערכות מיומנות חדשות או עמדות.

אזהרה

מתן אפשרות ליותר מאדם אחד להיות אחראי על המלאי עלול לגרום לבלבול ולהוביל לכפל כניסה או לריקון.