נהלי המשרד הם תקן מקובל לעשיית עסקים בתוך מקום עבודה מסוים. תקנים אלה עשויים להשתנות בהתאם לענף, עומס העבודה, המיקום הגיאוגרפי, המקצועיות של המשרד או הגודל של החברה. לדוגמה, נהלי המשרד בפועל רפואי, שיניים או משפטית יהיה שונה בהרבה מאלה בענף הבנייה, הקמעונאי או לייבא. עם זאת, ישנם כמה "נורמות" עבור נהלי המשרד על פני תעשיות.
נהלי טלפון
כל המשרדים מחייבים נימוסי טלפון מקצועיים ואדיבים. לענות לטלפון מיד, לדבר בבירור ובנימוס, ולעולם לא להשאיר את המתקשר בהמתנה יותר מכמה שניות מבלי לחזור לשיחה, גם אם כל מה שנאמר הוא, "אני עדיין עובד על הבקשה שלך."
קח הודעות עבור עובדים אשר מחוץ למשרד או לא זמין. ברור להקליט את השם, תאריך, זמן ומספר הטלפון של המתקשר, יחד עם המטרה של השיחה, אם נתון. כאשר מערכת דואר קולי נמצאת במקום, שאל את המתקשר אם היא רוצה להשאיר הודעה קולית, ולאחר מכן להעביר אותה למערכת הדואר הקולי. זה לא מנומס להעביר שיחה מבלי ליידע את המתקשר מראש של ההעברה.
ניהול רשומות
הפרטים לניהול רשומות משתנים מאוד ממשרד למשרד, אבל הפרטים של כל הפעילות העסקית חייבת להישמר באופן מסודר ומקצועי. שמור עותקים של כל קבלות, חשבוניות, דוחות חשבון, הזמנות עבודה, הצעות, הערכות עבודה, התכתבות, דוחות וכל מסמכים אחרים המיוצרים על ידי החברה.
יצירת קבצים עבור כל ספק, חשבון הלקוח, מכירה או פרויקט, על בסיס מפרטים של החברה. ברור תווית כל התיקיות, ולשלוח אותם במיקום נגיש שבו ניתן לאחזר במהירות בעת הצורך. אלה דרישות לניהול תקין של כל עסק, ללא קשר לתעשייה.
טיפול והפצה של דואר
ניהול הדואר הנכנס והיוצא ישתנה גם במשרד, אך יטפל בכל הדואר כתכתובת חשובה ויטפל בו מיד, במיוחד בהתכתבות עם לקוחות ולקוחות.
פתח ונותב דואר למחלקה או לעובד המתאימים, בהתאם לנוהלי החברה הספציפיים. לעולם אל תפתח דואר "אישי". אם יש לפתוח את הדואר הנכנס לפני ההפצה, הדבק את המעטפה בגב התכתובת למקרה שמידע כתובת או שולח יהיה נחוץ.
לשקול את הדואר היוצא, אם יש צורך, ואת הדבקת כמות נאותה של דמי על הפינה הימנית העליונה. אם הדואר הוא הרים על ידי ספק הדואר, למקם אותו במיקום היוצא הנכון לאיסוף. אם זה נלקח הדואר המקומי, במקום את כל המכתבים בתיבה עבור תחבורה קלה. קלטת את כל החבילות בצורה מאובטחת בבירור התווית אותם עבור משלוח תקין.
מחשבים וטכנולוגיה
הבטחת נתוני המחשב מוגן כראוי חשוב במשרד של היום, כי מסתמך במידה רבה על מידע כזה. נהלי בטיחות בסיסיים לשמירה על קובצי מחשב וחומרה.
כדי להגן על מסמכים ותוכנות, צור גיבוי יומי של כל קבצי המחשב באתר אינטרנט המציע שירות כזה, או בכונן הבזק נפרד או בדיסק Zip. היזהר בעת הורדת קבצים ותוכנות מהאינטרנט. שמור על הגנה מפני וירוסים תכנות פועל בכל פעם המחשב מופעל, ולשמור את הנתונים וירוס עדכני מאז איומים חדשים להתעורר ללא הרף.
הגן על החומרה עם מגן נחשול חזק ואמין. כבה מחשבים בלילה כאשר אף אחד לא משתמש בהם, ונתק את כל האלקטרוניקה במהלך סערות ברקים כבדות.
