כיצד לכתוב נהלי משרד מנהלי

חברות משתמשות בהוראות ניהול משרדיות כדי להכשיר עובדים, ליצור או לרכוש תוכנות, וכדי לשפר את היעילות במשרד. התוכנה היא חלק גדול מפעילות המשרד ודורשת נהלים להגדרת פעולות מחשב כגון אבטחה, יצירת מסד נתונים וגישה, פרוטוקול דואר אלקטרוני והגנה מפני וירוסים. מדריך ההליכים יכלול לעתים קרובות תרשימי זרימה המסייעים ביצירת או ברכישה של תוכנה העונה על צרכי המשרד שלך.

מנהלי Office אחראים לעיבוד ולניהול רשומות ומסמכים; הכנה לפגישות, כנסים ואירועים מיוחדים; ביצוע הסדרי נסיעה; תקשורת עם לקוחות, ניהול, ספקים, צוות. מדריך נוהל יעיל מתאר נוהלי המשרד בבירור עם פירוט רב ככל האפשר. עובד חדש צריך להיות מסוגל להתייחס למדריך לקבלת מידע על נהלי המשרד.

פריטים שתצטרך

• 3-טבעת אוגדן

• תוכנת עיבוד תמלילים

כיצד לכתוב נהלי משרד מנהלי

זהה את ההליכים

ההליך של משרד הניהול יכלול מספר נהלים. להתחיל עם הרמה הגבוהה ביותר, ההליכים הכלליים ביותר, ולעבוד עד המפורטים ביותר. לא צריך להיות תרשים זרימה ברמה גבוהה המציין כיצד כל הליך מתאים לקטגוריה זו. Flowcharts לעשות את זה מאוד קל להכשיר עובדים חדשים כפי שהוא ייצוג גרפי של זרימת העבודה שלהם. הדוגמה הבאה היא דוגמה פשוטה של ​​כמה נהלי המשרד.

1. רשומות משרד

1.1 רכש אספקה ​​1.2 תיוק 1.3 טיפול בדואר 1.4 תזמון

1.3 טיפול בדואר

1.3.3 קבלת דואר -> 1.3.4 מיין דואר -> דורש תגובה מיידית? -> כן -> סמן כצבע -> מסיר לא -> אל תסמן -> ספק

בעת כתיבת המדריך, ספק פרטים כתובים עבור כל תת-כותרת. לדוגמה:

1.3.3 קבלת דואר הדואר ממוין בחדר הדואר ומועבר לכל סל דואר של המחלקה ב - 10: 00. עוזר המשרד מרים את הדואר, ממיין אותו (ראה 1.3.4) וקובע אם הדואר דורש תגובה מיידית (ראה 1.3.5).

איסוף מידע על נוהל

זהו השלב החשוב ביותר בתהליך הכתיבה ודורש את רוב הזמן. הקפד להבין את הנוהל שאתה מתאר ואת היקף הפרויקט. להבין את הקהל עבור הליך זה וכיצד הוא נכנס לתוך ההליכים ברמה גבוהה יותר. מי הם הספקים לנוהל? מי הם הבעלים ומומחים לנושא? מי הם הלקוחות? כאשר יש לך הבנה ברורה של האמור לעיל, בצע את השלבים הבאים:

1. כתוב סדרה של שאלות ראיון. מה זה שאתה צריך לדעת לכתוב הליך מפורט?
2. לנהל את הראיונות ולתעד את התוצאות.
3. צור תרשים זרימה המציג את הקלט לתהליך, את שלבי העבודה ואת הפלט.
4. בדוק את תרשימי הזרימה שיצרת עם בעלי התהליך לצורך דיוק.

כתוב טיוטה ידנית

בחר פורמט עבור המדריך ולוודא כי ניהול מסכים עם פורמט זה. מתאר את המדריך כולו. אתה לא רוצה לשכתב את המדריך כי אין הסכמה על הפורמט או התוכן. השתמש קלסר 3-טבעת כך שינויים ועדכונים ניתן לבצע בקלות. כלול את הפעולות הבאות עבור כל הליך המתועד:

• כותרת
• מבוא
• סקירה כללית
• תאריך עדכון
• בעל נוהל - השתמש כותרות לפי הצורך להימנע משימוש בשמות אישיים
• תרשים זרימה עם תיאורים שלב אחר שלב
• הגדרות
• חומרים או תוכנה המשמשים בהליך
• איורים, טבלאות, תרשימים וגרפיקה לפי הצורך

סקירה ועריכה

יש לבדוק את המדריך על ידי צוות ניהול אחראי, בעל ההליך, ואת הלקוח של ההליך. אם הלקוח הוא חיצוני לארגון, הקפד לקבל אישור ניהול לפני שתבקש בדיקה.

ייתכן שתרצה מישהו אחר מאשר המחבר לעבור את כל השלבים בתהליך כדי לבדוק את הדיוק ואת השלמות. אם קיימים אילוצים משפטיים, ודא שהארגון המשפטי הפנימי שלך בודק את הוראות התאימות.

לנתח ולתקן את כל הליקויים שנמצאו במהלך תהליך הסקירה, ולכתוב את הגרסה הסופית. קבל חתימות אישור סופיות ברמה המתאימה לפני פרסום המסמך.

מינוי בעל יחיד של המדריך שאחראי לתיעוד עדכונים.