מערכות ונהלים חיוניים לניהול מוצלח של העסק. לדברי מייקל גרבר, יועץ עסקי ומחבר של המדריך העסקי הנמכר ביותר "E-Myth", מערכות מונעת מערכות לחסוך זמן, לגרום פחות מתח להרוויח יותר כסף מאשר עסקים מונע על ידי מילה והנחיות של הבעלים. יצירת נהלים המשרד הוא תרגיל לוגי וארגון, הטוב ביותר שנערך על ידי צעד אחר צעד.
להגדיר את היקף ההליך, בדיוק מה הנוהל נועד להשיג. להיות מפורט באופן סביר, אבל לא באופן משכנע כך. לדוגמה, יש צורך בהליך לטיפול בדואר נכנס שונה מהליך לטיפול בדואר יוצא. אתה לא צריך הליך אחר עבור דואר זבל, חשבונות, מגזינים ודואר אישי. ניתן לשלב קטגוריות משנה אלו באותו כותרת כללית.
הגדרת מי אחראי על ביצוע הליך זה, כולל מועדים או שורות הזמן הקשורים לתהליך. האחראי לא צריך לעשות את זה באופן אישי, אבל צריך לבדוק עם הנציג שהוקצה להשלמת ולבדוק איכות. הגדרה זו היא הטובה ביותר להקצות כותרת ולא אדם, גם אם אתה יודע מי יהיה עושה את העבודה עכשיו.
רשימת המשימות הפרטיות הטמונות בתהליך זה. לשים אותם בסדר כרונולוגי.
כתוב תיאור של כל משימה, כולל מגבלות זמן סבירות, הכלים הנדרשים והפעולות הבסיסיות הדרושות. כלול "מצב השלמה" - כיצד נראית המשימה כשזה נגמר. מצב ההשלמה הוא בעל חשיבות מכרעת לבדיקת עבודה ודירוג ביצועי העובדים.
רשום את ההשלכות של אי השלמת משימה במסגרת הזמן הנתונה. זה כולל פעולה משמעתית לעובד ותוכנית חירום לבעיות הנובעות מהכישלון.
