שמירה על סביבה עסקית מאורגנת היא מרכיב מפתח עבור מפעל מוצלח. נהלי המשרד הם ההנחיות לאותה סביבה מאורגנת.על ידי ביצוע השלבים המפורטים כדי להגדיר את הליכי המשרד שלך הצוות שלך יכול להתמקד בעסקים ולא פריטים לוקחים אותך משם.
סקור את ההליכים הנוכחיים. הבנת ההליכים הנוכחיים יוצרת בסיס לשינוי. אם לא נקבעו נהלים, כתיבת תצפיות הנוהל היא צעד ראשון טוב.
איסוף משוב מעובדים. לאחר התהליכים הבסיסיים במשרד שלך הם שנתפסו, לאסוף משוב נוסף מעמיתים לעבודה. שאל אותם, "מה צריך להשתנות, מה יכול להשתנות, האם סדר הליכי המשרד תקין?"
זהה אילו פרוצדורות פועלות. לדעת מה עובד יסייע יעזור להתמקד שלך בהליכים שאינם פועלים.
זהה אילו פרוצדורות אינן פועלות. הדגשת תחומי השיפור, כך ניתן לעבוד על המלצות.
המלץ על שינויים בהליכים שאינם פועלים. השתמש ברשימה מהצעד למעלה ופגש עם עובדים אחרים כדי להגיש המלצות לשינויים בהליכים שאינם פועלים.
פירוט הצעדים ההליך המשרד בפירוט. עכשיו שיש לך רשימה של נהלים כי העבודה המומלצת פתרונות עבור אלה שלא, לכתוב אותם בפירוט. דגש על האופן שבו תהליך אחד מקשר אל האחר.
פרסם את נהלי המשרד לעובדים. תיעוד מפורט צריך להיות משותף עם כל העובדים, כך שכל אחד יכול להשתמש בהליכי המשרד.
טיפים
-
נהלי המשרד מפורסמים בצורה הטובה ביותר עם מדריך הדרכה, שאלות ותשובות, וכן מסמך "שאלות נפוצות". לעולם אל תניחו שהתהליך פועל. שמור על מעקב אחר שיפור מתמשך.
אזהרה
נהלי משרד נחשבים לפעמים מכשולים להשלמת העסק, ולכן כמה עובדים עשויים להיות עקשנים לשנות. דגש על היתרונות של תהליך המשרד.
