גם במשרד אחד אדם, ארגון נהלים המשרד חיוני לפעולה יעילה של העסק. יצירת סדרה של נהלים מאורגנים עושה ניהול עסק קל יותר ומפחית את כמות הזמן הדרוש עבור משימות תקורה כגון הגשת, רכישת עושה ניירת בסיסית.
פריטים שתצטרך
-
תוכנת עיבוד תמלילים
-
מדפסת
-
שלושה קלסר טבעת
צור רשימה של נהלים שצריך לארגן. הקפד לרשום את כל הליכי המשרד שאתה מצפה לעשות בעתיד, גם אם הם נעשים לעתים רחוקות.
לקבוע את מי אחראי כרגע לכל הליך המשרד. אם יותר מאדם אחד אחראי, לזהות את מי מבצע את ההליך בצורה היעילה ביותר, או מי הוא המובהק ביותר לתאר את הנוהל.
בקשה כי כל אדם לרשום תיאור מפורט של איך הם מבצעים כל הליך המשרד. ודא כי כל אדם עוקב אחר צעד אחר צעד, פורמט ברור על ידי מתן תבנית או מדגם של איך כל תיאור של משרד צריך להיות כתוב. בקשה כי כל אדם לספק עותק של התיאור שלהם בתבנית משותפת עיבוד תמלילים מילה.
שלב את כל תיאורי ההליכים המשרדיים למסמך אב יחיד, המאורגן בפרקים לפי פונקציה. לדוגמה, קבוצה כל נהלים חשבונאיים לתוך פרק אחד, כל הליכי משלוח לפרק אחר.
להדפיס את המסמך המלא ולספק לפחות אחד קלסר שלושה טבעת עם כל הליכי המשרד לעובדים שלך. לספק לכל חבר צוות מסמך נפרד, המכסה את כל ההליכים המשרד אשר הם אחראים, ולוודא כי כל הצוות לקרוא את המסמכים הנוגעים אלה נהלי המשרד שהם מבצעים באופן קבוע.
