עסקים להקים נהלים הרכישה כדי להבטיח כי הרכישות הן לטובת החברה וכי הכסף הוא בילה ביעילות. נהלים אלה מכסים כל דבר, החל ברכישות קטנות מספק יחיד ועד לתהליכי הצעות מחיר נרחבות. בתהליך הגשת הצעות מחיר, מנהל רכש בוחר את ההצעה הטובה ביותר מרשימת הצעות המחיר של הספק, בהתבסס על העלות, האמינות ומסגרת הזמן לקבלת הסחורה.
קופה קטנה
עסקים להגדיר גבול עבור רכישות במזומן קטנוני, כגון $ 25 או $ 100. עובד עושה רכישה עם מזומן קטן לעתים קרובות עושה זאת עם הכסף שלו. הוא שומר את הקבלה ומגיש טופס לממונה עליו או למחלקת שכר הכוללת את עלות הפריט כולל מס, הסיבה לרכישה, התאריך והמוכר. לאחר מכן הוא מקבל החזר לרכישה מקופת המזומנים הקטנה.
שוק פתוח
רכישות בשוק פתוח אינן מחייבות תהליכי הגשת הצעות מחיר, אך לעיתים קרובות יש צורך באישור מחלקת רכש משום שמחיר הטובין גבוה ממגבלת המזומנים הקטנה. המבקש מבצע בקשה לסחורה, ולפעמים מתן שמות לספק מסוים, ואם הבקשה אושרה, היא עושה את הרכישה ישירות מהספק. היא יכולה לחנות סביב ולקבל ציטוטים מחיר מילולי מן הספקים, אבל היא לא צריכה ואת יכולה לבחור את הספק עצמו.
הגשת הצעות מחיר
עסק מגדיר מגבלת רכישה כדי לקבוע מתי המבקש יטפל רוב תהליך הגשת הצעות מחיר וכאשר מחלקת הרכש יהיה. אם עלות הסחורה נמצאת מתחת לגבול זה ויש צורך בתהליך הגשת הצעות מחיר, המבקש אוסף רשימה של הצעות מחיר מספקים ומגיש את ההצעות למחלקת הרכש, אשר בוחר את הספק עם ההצעה הטובה ביותר. תהליך הגשת ההצעות של המבקש עשוי לכלול מסגרת זמן לקבלת הצעות מחיר.
מחלקת רכש הצעות
כאשר עלות הסחורות או השירותים חורגת ממגבלת רכישה, מחלקת הרכש מטפלת ברוב תהליך הגשת ההצעות, בסיוע המבקש. המבקש מסביר מדוע הוא צריך את הסחורה מחלקת הרכש מבקש הצעות של ספקים עבור מספר מוגדר של ימים. לאחר פקיעת הזמן, מחלקת הרכש בוחרת את הספק עם ההצעה הטובה ביותר.
