מתן אפשרות לעובדים לרכוש ללא הנחיות במקום יכול להגדיל את העלויות ולצמצם את שולי הרווח. רכישה נבונה מתחיל עם רכישת הכמות הנכונה ואיכות הפריטים במחיר הטוב ביותר ולאחר מכן יצירת הליך המאפשר ניטור של תהליך הרכישה. שימוש בתקציב והקמת תהליך סקירה סטנדרטי יכול לחשוף מגמות שוק כדי לנצל את היתרונות של מבנים תמחור כי אחרת יכול להיות overlooked.
הכנה
לכתוב רשימה המפרטת את כל החומרים ופריטים כי העסק צריך לרכוש. קבוצת פריטים דומים יחד ולתת לכל קבוצה כותרת מתאימה. לדוגמה, פריטים כגון עטים, כריות משפטי ונייר העתקה היו כל ללכת תחת הכותרת של "ציוד משרדי". קפה, תה, כוסות וכפות פלסטיק עשויים להיות רשומים תחת "ציוד מטבח". פריטים כגון קלסרים, DVD ו- DVD המקרים עשויים ללכת תחת הכותרת של "אריזות".
זהה את כל המחלקות או התחומים בחברה שתרכוש אספקה ותעד את קבוצות הפריטים שכל אזור ירכוש מהם. לדוגמה, מחלקת השיווק עשויה להיות רכישת מ "אריזות" ו "ציוד משרדי" כותרות. הצוות האדמיניסטרטיבי עשוי להיות היחיד שרוכש "ציוד למטבח", אך ירכוש גם את "ציוד משרדי".
תכנן תקציב רכישה לכל מחלקה על ידי שימוש בתקציב השנתי של החברה כנקודת התחלה. הגדרת תקציב חודשי לרכישות של כל מחלקה - זה עשוי לכלול את ההשתתפות של כל ראש המחלקה לאישור סופי.
לאסוף מידע על הספק, כגון שם החברה, כתובת, מספרי טלפון, איש קשר ומספר החשבון של החברה שלך. קישור כל פריט שנרכש לספק או לספקים מסוימים. זה חכם יש רשימת ספקי עבור כל פריט כי הוא שלוש עמוק, כך שאם הספק המועדף הוא מתוך המלאי, יש ספקי גיבוי ללכת. לאחר יותר מ ספק אחד לרכוש מ מונע עיכובים בהזמנה. זה חשוב במיוחד בעסקים שבהם חלקים או פריטים אחרים חייב להיות הורה וקיבל במועד כדי לעמוד בלוחות זמנים.
יצירת קשרים עם ספקים כדי לשאת ולתת על מחירי התמחור ולנהל הזמנות מיוחדות. נציג מכירות ייעודי בתוך חברת ספק יכול להתאים ולזרז הזמנות חירום או זמני ייצור קצרים.
כתיבת נהלים
כתוב תהליך צעד אחר צעד עבור כל מחלקה לעקוב בעת ביצוע רכישות. שקול כיצד תידרש רכישה, תאושר, תזמין, תקבל, תישלח ותשלם. שקול את הקמת הרכישות עבור רמות שונות של עובדים וצוות. כלול נהלים לרכישות אד-הוק, אפשרויות תשלום ורכישות שעשויות לדרוש תגובה ממחלקות אחרות. לדוגמה, רכישת מחשבים חדשים על-ידי המחלקה האדמיניסטרטיבית תדרוש את מעורבות מחלקת ה- IT ותשומותיה לרכישת פריטי התקנה, כגון כבלים, מודמים ונתבים.
גיבוש תהליך שלב אחר שלב לניהול הניירת בתהליך הרכישה. בהתאם לצרכים של העסק, תהליך הרכישה האלקטרונית במקום אחד מבוסס נייר עשוי להיות נדרש.
לעצב את הטפסים הנדרשים עבור כל רכישה או לקנות טופסי הסכם סטנדרטי מספקי אספקת משרד. טפסים עשויים לכלול טופס בקשה לרכישה עם מקום אישור, טופס הזמנה לשלוח אל הספק, טופס לקבלת הפריטים במחסן הראשי ועוד טופס המכירה משלוח למחלקה המבקשת.
תכנון תהליך לניהול תלונות וחשבונאות, עיון ביחסי ספקים ומבני הנחה, מעקב אחר תקציבי רכש וביקורת ושיפור תהליך הרכישה. Tweaking ושינוי תהליך הרכישה יכול לייצר תשואות טובות יותר אם התקרב בצורה שיטתית. סקירות רבעוניות ושנתיות יכולות להוסיף לשורה התחתונה של החברה.
צור מדריך רכש ידני המתאר מדריך צעד אחר צעד עבור הצוות. המדריך אמור לספק שלבים ברורים שעל כל חבר צוות לבצע לבקשה, לקבל הרשאה ולבצע הזמנת רכש. היא צריכה גם לזהות את מי שינהל את התהליך ויוסמך לאשר רכישה, כמו גם רשימת ספקים מאושרים ורשימת טפסים המציגה את המיקום הפיזי של הטפסים או היכן הם נמצאים ברשת המחשבים של החברה.
