רכש הוא מחלקה בתוך המחלקה הפיננסית של החברה המבטיחה אספקה וחומרים הנדרשים על ידי מחלקות אחרות רכש ביעילות. כל מה שהוזמן לכל מחלקה חייב לעבור את מחלקת הרכש. למרות שלקוחות יש הנחיות רכישה שונות, לכל החברות יש נהלי רכישה סטנדרטיים.
הזמנות רכש
כל שירות, חומר או אספקה המבוקשים על ידי כל מחלקה חייבים להיות מוגשים כזמנת רכש. הזמנת רכש זו היא מספר חשבונאי כדי לוודא שהסכום הנכון ישולם לספק או לספק. מספר גם עוקב אחר הסדר כדי לוודא שהוא מתקבל במועד כמו גם את האיכות הרצויה והכמות הדרושה. הזמנת הרכש משמשת גם את הספק או הספק בעת חיוב החברה לאחר מסירת ההזמנה.
רכישת ציטוטים
מחלקת הרכש אחראית למציאת המוצר, השירות או האספקה המבוקשת. סוכן רכש מוצא ספקים שונים, מבקש ציטוטים ומחליט איזה ספק עונה על הצרכים של בקשות המחלקה. נוהל הרכש מתווה את התהליך שבו מחלקת הרכש מציעה בקשות להצעת מחיר מספקים וספקים. כל מנהל מחלקה חייב להודיע למחלקת הרכש על הפריט המדויק הנדרש, הפרטים של הפריטים הרצויים והכמות הדרושה להפעלת המחלקה המתאימה.
נוהל ניטור
לאחר שהמחלקות העניקו למחלקת הרכש את המידע על השירות, החומרים או החומר הנדרש, סוכן הרכש עוקב אחר ההזמנה לאורך כל התהליך. על סוכן הרכש שהוקצה להזמנה לבצע מעקב עם הספק במקרה שיש שינוי או עדכון ומעקב אחר ההזמנה עד לקבלתה. לאחר קבלת הפריט, מחלקת הרכש מבטיחה שהזמנה נכונה ובמסגרת המפרט החוזה.
