פיתוח נהלי פעולה סטנדרטיים הוא סימן ההיכר של כל עסק טוב. פעולה זו יוצרת סוג של עקביות כי הוא יקר כאשר מתמודדים עם לקוחות ושמירה על רשומות טובות. הבנת מה נהלים צריך להיות סטנדרטי הוא מאפיין של מנהל טוב.
תקנון נהלים
חברות מפתחות נהלים תפעוליים כדי להסביר כיצד יש לבצע משימות. על מנת לקבוע אילו משימות צריך להיות סטנדרטי, לבלות שבוע אחד לכתוב למטה כל פעולה שננקטה כדי למלא את הצרכים של העסק היומי. נושאים מסוימים, כגון לקוח שלא היה מרוצה מוצר / שירות, בדרך כלל מטופלים רק על ידי ההנהלה, וכאשר שוקלים עסק חדש יותר, על ידי הבעלים עצמו. נהלי העבודה המתוקננים בתחילה צריכים להיות אלה שעובד יהיה אחראי לביצועם באופן עצמאי; אחר, נהלים ניהוליים יותר ניתן להוסיף מאוחר יותר.
מאפיינים
ההליכים עצמם צריכים להסביר במפורש את הפעולה, מתחילתה ועד סופה. משמעות הדבר היא שאפילו המעשה הפשוט ביותר (כגון הפעלת המחשב) צריך להיות רשום. הרעיון מאחורי ההליך הוא כי העובד צריך להיות מסוגל לבצע את ההליך צעד אחר צעד, ללא שום הנחות, להשלים את המשימה במדויק לעמוד בסטנדרט הביצועים הנדרשים. למרות הרישום פעולות ראשוניות יותר עשוי להיראות מיותר, או בזבוז זמן, עושה זאת יש סיבות משלה.
פונקציות
תקנון נהלי ההפעלה משמש כטובה הן לעובד והן למנהל / הבעלים. מנהל / הבעלים הוא מסוגל לחסוך זמן ואנרגיה המסביר נהלים. העובד מקבל את היתרונות של ציפיות ברורות; העובדים שמחים כאשר מה שנדרש מהם ואיך הם צפויים לבצע את המשימות היומיומיות שלהם כתובים בשחור לבן. אפילו הוראות פשטניות יכולות להיות מרגיעות במקצת כאשר העובד נמצא במצב שבו משימה חייבת להתבצע במדויק, אך במהירות (לדוגמה: שורה ארוכה של לקוחות).
יתרונות
היתרון העיקרי של תקנון נהלי ההפעלה נמצא בעקביות רבה יותר שהיא מביאה לפונקציות הפנימיות והחיצוניות של העסק. לאחר הליכים מבצעיים סטנדרטיים, וכמובן, לאחר מכן, מספר יתרונות מופיעים. ראשית, תפיסת הלקוח תהיה של חברה מנוהלת היטב, מקצועי, ובכך להגדיל את תדמית המותג. תפיסה זו עשויה אפילו לשאת לידי המשקיעים הפוטנציאליים / קופות הלוואה כי עותק של נהלי החברה מתבקש בדרך כלל כאשר מימון / השקעה נחשב. העתק של נהלים של החברה הוא גם נדרש לעתים קרובות כדי להשיג ביטוח. שנית, החשבונות יהיו על נקודה, תחום שבו עקביות היא לא רק הרצוי, אלא גם, במקרים רבים, נדרש על פי חוק.
שיקולים
תקינה של נהלים תפעוליים אינה דבר שאפשר לנקוט בו בקלות; הספציפיות היא המפתח. ההליכים הסטנדרטיים יהוו בסיס לפיהם עובדים מאומנים, מקודמים וממושמעים, ובאמצעותם מטופלים צרכי הלקוח, עסקאות מעובדות וספרים נשמרים. לבזבז את הזמן הנוסף כדי לקבוע במדויק את הנהלים הנדרשים עבור פעולות החברה טוב.
