בעולם של חשבונאות, הכנסות והוצאות עסקאות נרשמות באמצעות תהליך מסוים להגדיר לעקוב ולסווג כל עסקה עבור זוכר קל במועד מאוחר יותר. רואי חשבון מקליטים עסקאות באופן שוטף, וכל חודש חייב להיות מסוגל למיין ולסווג נתונים אלה לפורמט שיוצר סדרה של דוחות כספיים, כולל דוח רווח והפסד של החברה ומאזן. כל פיסת עסקה פיננסית נתונה נרשמת בחשבונות המשתמשים במזהים הנקראים קודי ספר ראשי.
טיפים
-
חברות משתמשות לעתים קרובות בקבצי ספר ראשי (GL) כדי לסווג נתונים חשבונאיים במספר דרכים שונות. קודים אלה מאפשרים לחברה למיין נתוני עסקאות כדי שיוכלו להפיק מספר דוחות חשבונאיים שונים ויספקו את היכולת לנתח את העסקאות החשבונאיות של החברה במגוון דרכים שימושיות.
מהו קוד GL?
חברות משתמשות לעתים קרובות בקבצי ספר ראשי (GL) כדי לסווג נתונים חשבונאיים במספר דרכים שונות. הקודים יכולים לנוע בין מחרוזת פשוטה בת שלוש ספרות לקוד עם מספר חלקים, כל אחד מהם מייעד מסווג כגון מספר חברה בת, יחידה עסקית, מחלקה או סיווג אחרים.
קודים אלה מאפשרים לחברה למיין נתוני עסקאות כדי שיוכלו להפיק מספר דוחות חשבונאיים שונים ויספקו את היכולת לנתח את העסקאות החשבונאיות של החברה במגוון דרכים שימושיות.
אלה חשבונות קוד GL מוגדרים בסדר מסוים, מוגדר על ידי העיקרון של חשבונאות ערך כפול. קודי ה- GL מתאימים לנכסים כגון מזומנים, חשבונות חייבים, מלאי וציוד, להתחייבויות ולהון העצמי. מספר החשבונות שבקטע זה יכול לכלול מספר קטן של עד חמישה, או עד 100 או יותר, בהתאם למורכבות של החברה.
רשימת חשבונות GL כוללת גם את החשבונות המרכיבים את דוח רווח והפסד, מחשבונות הכנסות והכנסות אחרות להוצאות תפעוליות וחשבונות לא תפעוליים, כגון הוצאות ריבית.
ספר החשבונות הראשי
ספר החשבונות הראשי של החברה משמש כרשומת אב לכל העסקאות הפיננסיות. ה- GL עשוי לכלול תת-חשבונות, לדוגמה, כדי לשמור רשומות על-ידי יחידה עסקית, הכל משתלבות בספר החשבונות הראשי. כל המידע הזה הופך להיות הבסיס לדוחות הכספיים של החברה.
ה- GL מאחסן את הפרטים על כל עסקה חשבונאית. מידע זה שימושי כאשר, כמה שנים מאוחר יותר, רואה חשבון צריך לזכור מדוע החברה הוציאה כמות גדולה במיוחד של כסף על ציוד משרדי חודש אחד, או חברה משלמת הצעת חוק פעמיים בטעות צריך לחפור את פרטי התשלום כדי למיין את הבעיה. רואי חשבון לעיתים קרובות לרשום במערכת המחשב בעת ביצוע עסקאות הזנת יומן ל- GL לשימוש עתידי.
מה הם ערכים כללי לדג'ר?
רשומות ספר ראשי נרשמות עסקאות החברה עושה כי כרוך כסף. עסקאות אלה נעשות בדרך כלל לתוך כתב עת חשבונאי הראשון, ואת המידע הזה מקבל מסכם ופורסם בספר החשבונות הראשי.
לדוגמה, כאשר חברה קונה ציוד משרדי, היא רושמת את המזומנים היוצאים על ידי הפיכת רשומת יומן אשראי לחשבון המאזן המאזני שלה, רשומת יומן חיוב להגדיל את חשבון הנכסים המשרדיים שלה ואת רישום יומן החיוב לחשבון הוצאות המשרד שלה, אשר יראה על דוח הרווח והפסד שלה.
עם השלמת רשומות אלה יומן, רואה החשבון אותם לכתובת הכללית כדי להשלים את תהליך הכניסה. רבים מערכות חשבונאות ממוחשבות לשמור את תהליך הזנת היומן שקוף כך שהוא מופיע כל העסקאות נעשות ישירות ספר החשבונות הראשי.
תרשים חשבונות
חשבונות GL דבקים בסדר ומבנה ספציפיים, הנקראים תרשים חשבונות המאפשר לבדוק סוגים מסוימים של שגיאות ולהפיק דוחות כספיים עקביים ומסודרים. חברות בדרך כלל משתמש כפול ערך חשבונאות בעת ההקלטה על ספר החשבונות הראשי, והוא חייב להשתמש קיזוז חיובים ו זיכויים כדי להקליט כל ערך.
רשימת המאסטר של קודי חשבון GL או תרשים של חשבונות מפרט את כל החשבונות המאזניים, ולאחר מכן את כל חשבונות דוח הרווח. לאחר מכן, רואי חשבון יכולים להריץ דוח הנקרא מאזן ניסיוני, המציג כל חשבון GL והיתרה המתאימה לו. מאחר שלכל עסקה חייבת להיות לפחות חיוב אחד והזמנת אשראי אשר מקזזים ישירות זה את זה, דוח מאזן הניסוי אמור להראות שסכום כל החשבונות שווה לאפס. אם זה לא יקרה, חיוב או אשראי יכול להיות חסר או misrecorded.
