תהליך תפיסת התקציב קשור ישירות למימון הארגון. הרעיון של תפיסת תקציב נובע מרעיון של תפיסה כללית, שחלה על מספר מצבים. תפיסת התקציב מהווה צורה ייחודית של הקצאת כספים משום שהיא פועלת מלמטה למעלה, ולא מלמעלה למטה. הלימוד על תפיסת התקציב מתחיל עם אופיו של המונח, אך כולל גם בחינת השימושים והפרטים שלו.
הדרישה
הדרישה מהווה בקשה רשמית או דרישה. דרישות או בקשות אלה נע בין דרישה של אדם לבצע פעולה מסוימת כדי לדרוש את השימוש בכמויות גדולות של אספקה. כוח צבאי, למשל, רשאי לדרוש מזון, אספקה וכלי רכב אזרחיים בעתות מלחמה, בתנאי שחוקי אומה או עירייה יאפשרו זאת. בדרך כלל, הדרישה כרוכה בבקשה או דרישה למשהו שכבר אושר, אך לא ניתן באופן אוטומטי. בשעת מלחמה או במצב חירום, למשל, רשאי הצבא להשתמש ברכב אזרחי או לקחת אספקה על הפקעה, אך אזרחים אינם מעבירים את כלי הרכב שלהם באופן אוטומטי לצבא בעת פרוץ המלחמה.
דרישת תקציב
הפקעת התקציב מהווה בקשה רשמית למימון. במהלך תהליך תפיסת התקציב, ארגון או אגף בתוך הארגון מבקש מימון מרשות גבוהה יותר. זוהי תפיסה כי הארגון או האגף המבקש מימון בהחלט מקבל מימון; רק את סכום המימון המדובר. התפיסה התקציבית שונה במקצת מהדרישות האחרות בכך שצורות רבות של תפיסה, כגון תפיסה צבאית, נובעות מעמדה של כוח, בעוד שבזמן הדרישה לתקציב, הצד המבקש מימון אינו מחזיק כוח רב ביחסיה עם הבעלים לקרנות הנדונות.
כאשר דרישת התקציב מתרחשת
הדרישה התקציב לעתים רחוקות מתרחשת בעסקים. במקום זאת, עסקים לקצץ כספים המבוססים על החלטות של מנהיגי התאגיד. דרישות התקציב מתקיימות בפעולות הממשלה ובבתי הספר הציבוריים. בתוך כל אחד, סוגים שונים של תפיסה קיימים. בית ספר, למשל, מקיים תקציב מסוים לארגוני סטודנטים. כל הארגונים מקבלים כסף מתקציב זה, מה שהופך מימון מראש אושרה. עם זאת, כמות המימון תלויה בנסיבות שונות, כלומר, ארגונים חייבים לבצע הפקדה תקציבית רשמית המפרטת את צרכיה. כך גם לגבי ארגונים שונים בתוך בית ספר. בממשלות, סניפים צבאיים וארגונים כמו ה- CIA להתחרות על הקצאת תקציב מוגבלת. על כל אחד מהם להגיש בקשות לקבלת מימון לפרויקטים מיוחדים.
עוד על דרישת התקציב
דרישת התקציב חלה על מספר סוגי מימון. ארגונים יכולים לבקש מימון לאירועים ספציפיים, לחזק תקציב שנתי או חצי שנתי או לפרויקטים ספציפיים. במצבים עסקיים מסוימים, כמויות קטנות של מימון קיימים לשימוש חירום או הוצאות קטנות. ארגונים מאפשרים תפיסה של מזומנים קטנים, למשל, לרכישת פריטים קטנים או הוצאות אחרות כמו גז עבור מכונית החברה. בפעולות ממשלתיות קיימת תפיסה תקציבית על מנת להבטיח שימוש נכון בכספי ציבור. פאנל של קונגרס או רשות אחרת כזו בודקת את כל הדרישות ומקצה כספים לאלו הראויים ביותר להוצאה הציבורית.
