עובד יוצא יכול לגרום למספר כאבי ראש עבור העסק, כולל הפרעה בשירות הלקוחות, defections של לקוחות ואובדן המכירות. באמצעות מכתב הודעה להזהיר לקוחות על עזיבתו של העובד יכול להיות חיובית, יוזמת יחסי ציבור אסטרטגיה כדי לעזור לך להפוך לימון פוטנציאלי לתוך לימונדה.
הגדר את המטרות שלך עבור המכתב
החלט למה אתה רוצה או צריך ליצור קשר עם הלקוחות שלך כדי ליידע אותם על עזיבתו של חבר צוות. השתמש ברשימת נקודות כדי לעזור לך להתאים אותיות שונות לצרכים השונים של הלקוחות שאליהם אתה יוצר קשר. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך להרגיע כמה לקוחות לא תהיה הפרעה המשלוחים שלהם או שירות הלקוחות. ייתכן שיהיה עליך לתת ללקוחות אחרים לדעת שיש להם איש קשר חדש בחברה שלך, מי האדם הזה יהיה כי נציג חדש יהיה קורא להם. ייתכן שתרצה להתייחס לשמועות, ליידע את הלקוחות שלעובד היוצא יש סעיף שאינו מתחרה שאתה מתכוון לאכוף, או שהעובד עוזב בתנאים טובים.
דבר עם העובד
פגוש עם העובד כדי לדון בתוכנית שלך ליצור קשר עם לקוחות. שאל את העובד לקבלת עצות כדי לתקשר עם לקוחות ספציפיים, בהתבסס על היחסים שלו עם אותם, הידע של ההיסטוריה שלהם ואת הצרכים, ואת המחשבות על חששות פוטנציאליים. שאל את העובד אם הוא רוצה את הסיבה שלו עזיבת תקשורת או אם אתה צריך לעזוב את זה מתוך המכתב. גם אם אתה מפריד מעובד במונחים רעים, אף אחד מכם לא צריך לשרוף גשרים ולפגוע במוניטין של מישהו בשוק.
להחליט על הנמענים
כתוב רשימה של נמעני המכתב, כך שתוכל להתאים את התוכן לכל אחד מהם. לתעד את הסיבות שאתה כותב כל לקוח ליד שם הלקוח, וכן לרשום הערות על כל תוכן מסוים אתה רוצה לכלול או להשמיט את המכתב של הלקוח.
כתוב את הטיוטה הראשונה
כתוב את הטיוטה הראשונה של המכתב, פונים אל הלקוח לפי שם. התחל על ידי מתן הרגעה, כגון, "XYZ ושות 'תמיד לקח גאווה ביכולת שלנו לספק שירות לקוחות מעולה באמצעות הצוות המקצועי שלנו, מאומן." ואז, התראה הלקוח כי העובד שלך עוזב, ולמה, אם יש לך החליט לכלול את המידע הזה. כתובת כל חששות הלקוח עשוי להיות ולספר איך תוכל לטפל בהם. הצג את איש הקשר החדש של הלקוח ואת פרטי הקשר שלה והקפד לכלול את תאריכי המעבר הרלוונטיים. הוסף הודעה כי קורא את כל הפרטים החשובים של מידע אתה רוצה להתבלט, כגון העובדה כי איש קשר חדש יהיה קורא להציג את עצמה השבוע. סיים עם הזמנה ללקוח ליצור איתך קשר באופן אישי אם ללקוח יש שאלות.
סיים את המכתב
יש למנהלי המפתח שלך ולכל ביקורת חדשה של הלקוח שלך את טיוטת המכתבים השונים שאתה יוצר כדי לבקש קלט. לאחר שקיבלת קלט על הטיוטה הראשונה שלך של מכתב הלקוח שלך, ליצור את העותקים הסופי. תן לצוות המתאים לראות את הטיוטה הסופית לפני שהיא חתומה ומופצת.
