חברות רבות מנפיקות כרטיסי אשראי לעובדים לרכישות שונות, כולל ציוד משרדי, ארוחות עסקיות והוצאות נסיעה. עם זאת, במקרים מסוימים, העובדים עלולים לנצל לרעה את כרטיס האשראי של החברה, במקום להחליק אותו עבור סוגים לא מתאימים של הוצאות הקשורות לעבודה או, גרוע מזה, לשימוש אישי, כולל מקדמות במזומן, נסיעות אישיות, הוצאות הקשורות הביתה ועוד. ברגע שאתה מגלה כי העובד השתמש אשראי החברה בצורה בלתי הולמת, לפעול במהירות ולכן עובדים אחרים לא בצע את החליפה או שימוש לרעה נמשך.
חפש את רשומות האשראי של החברה כדי לקבוע אילו חיובים אינם הולמים או שאינם קשורים לחברה. הדגש אותם ולעשות עותקים הן עבור מחלקת הכספים, ואם יש צורך, קובץ העובדים של העובד. זה לא רק נותן לך מושג כמה כרטיס כבר בשימוש לרעה, אלא גם מספק לך נקודת התייחסות לשימוש כאשר מדברים עם העובד.
להתייעץ עם משאבי אנוש לפני שאתה מדבר עם העובד. רוב הסיכויים הם יצטרכו להיות בחדר איתך כאשר אתה שואל את העובד על ההאשמות. יתר על כן, הם יכולים להגיד לך איך להמשיך אם העובד להודות שימוש לרעה בכרטיס לשימוש אישי, במיוחד אם הוא ידע שזה נגד חוקי החברה.
קבע פגישה עם העובד. שאל אם הוא קיבל עותק של הנחיות החברה כאשר הוא קיבל את הכרטיס. זה אומר לך אם הוא היה מודע למדיניות לגבי אשראי החברה להשתמש. תן לו הזדמנות להסביר ולברר אם האישומים היו מכוונים, אם הוא אפילו אחראי על ההאשמות או אם זה היה פשוט מקרה של שימוש בכרטיס הלא נכון עבור סוגי הרכישות הלא נכונות. אם הפעולה היתה זדונית ומכוונת, ייתכן שתצטרך לנקוט פעולה משמעתית. חומרת הדיסציפלינה צריכה להיות תלויה ברשומות הכוללות שלו, כמו גם בכמות שנגבתה, בנכונותו להודות בחוסר ההבחנה שלו וברמת החרטה שהוא מציג. להקליט את השיחה, ברשותו, במקרה שאתה צריך להמשיך את העניין עוד יותר, כגון הגשת האישומים פליליים.
ליזום מה מהלך הפעולה מתאים לרמה של שימוש לרעה. אם זה היה רק עניין של שימוש לא מכוון בכוונה, ואז לחזור על הנחיות לגבי השימוש בכרטיס ולתת לעובד הזדמנות נוספת. אם החיובים היו תכליתיים, השתמש בהנחיות החברה שלך כדי לקבל את ההחלטה הטובה ביותר ולקחת בחשבון את ההיסטוריה של העובד ואת אופי ההאשמות.אם ההאשמות לרוץ לתוך אלפים, זה נחשב גניבת גניבות ברוב המדינות, ואתה יכול להיות ברירה אלא ליצור קשר עם המשטרה המקומית שלך יש להם להמשיך האישומים נגד העובד.
הנחיות מחמירות יותר בנוגע לשימוש בכרטיס אשראי. על פי אתר האינטרנט Inside Indiana Business, בדוק את החיובים מדי חודש ודגל את אלה שנראים חשודים. לעשות את זה כלל העובדים לשאול לפני ביצוע כל תשלום על סכום מסוים של כסף. הגבל את מספר הקלפים שאתה נותן לעובדים, ומאפשר רק את אלה שצריכים לרכוש באופן קבוע אספקה עבור העסק כדי לשמור על חשבון האשראי של החברה.
