על העסק שלך למלא טופס W2 בכל שנה עבור כל עובד. טפסים אלה מציגים מידע המשפיע על חישובי המס, כולל שכר, המדינה ניכוי מס הכנסה פדרלי, ואת התרומות הפנסיה. העובד אחראי לשליחת עותק של הטופס יחד עם החזר מס שנתי למס הכנסה. מילוי החוצה W2 הוא פשוט יחסית אם יש לך חשבונאות תוכנה מס כדי לעקוב אחר המספרים.
פורמט לפי הכללים
תוכנת הנהלת חשבונות שלך עשוי לאכלס את תיבות בודדות על הטופס באופן אוטומטי מן הנתונים המאוחסנים וחישובים. מס הכנסה דורש תקן, מודפס או מודפס, שחור 12 נקודות גופן Courier ללא תיקונים וכל ערכי מתאים לחלוטין בתוך תיבות. הטופס הוא מכונה לקרוא, ואם זה בעט החוצה עבור עיצוב שגוי, או להיות בכתב יד או בצבע הלא נכון, תצטרך לשלוח אותו שוב.
תיאורים מפורטים יותר
הצג סך השכר, ניכוי, וכל מידע מתאים אחרים בתיבות הנכון. מס הכנסה מספק את המדריך "מידע על טופס W2," זמין או עותק קשיח או באינטרנט, עם פירוט של המידע הנדרש. כמה תיבות הם אינפורמטיבי אך עדיין חובה. מציג קוד DD בתיבה 12, למשל, אומר למס הכנסה את המעביד דוחות תרומתו לתוכנית בריאות מוסמך, אשר נכלל מן ההכנסה החייבת של העובד. פונקציות הקופסה כפופות לשינוי, שכן חוק המס יוצר דרישות דיווח חדשות.
הפצת המסמך
קובץ העתק של טופס W2 עם המינהל לביטוח לאומי, אשר צריך את המידע עבור שכר ה- SSA של העובד שיא התרומות. שלח העתק 1 למחלקת המדינה או המס המקומית, אם נדרש על פי חוק. העתקה B, העתקה C, ו העתקה 2 עבור לעובד, והעתק D הוא רשומות של המעביד. המועד האחרון להפיץ את הטופס ואת הקובץ משתנה מדי שנה. המועד האחרון להגשה לשנת 2014, לדוגמה, הוא 2 במרס 2015, ואילו המועד האחרון להפצתו לעובדים הוא 2 בפברואר 2015. תוכל לבקש תוסף של זמן להגשת טופס מס הכנסה 8809. יש לקבל עותק קבוע של W2 במערכת החשבונאות שלך. מס הכנסה דורש ממך לשמור את הטופס, גם אם לא ניתן למסירה לעובד, במשך ארבע שנים.
חסוך זמן עם BSO
באפשרותך להשתמש בשירותי השירותים העסקיים של ביטוח לאומי כדי ליצור ו / או להעלות גרסה אלקטרונית של ה- W2 שלך, שאותה ניתן להדפיס גם לעובדים. אם אתה מפעיל עסק קטן, זה מייצג חלופה כדי למשוך יחד את W2s באמצעות מערכת החשבונאות שלך או עושה אותם באופן ידני. אתר SSA דורש רישום. יש צורך בדפדפן מאופשר עם הצפנת 128 סיביות וקובצי Cookie, ו- Adobe Acrobat Reader כדי ליצור את המסמכים באינטרנט.
