ניתוח Fit / Gap משמש להערכת כל תחום פונקציונלי בפרויקט עסקי או בתהליך עסקי כדי להשיג מטרה מסוימת. הוא כולל זיהוי של נתונים או רכיבים מרכזיים שמתאימים למערכת העסקית ולפערים הזקוקים לפתרונות. טכניקה זו שואבת על מספר מטרות, כל התמקדו בקביעת מרכיבים מרכזיים הדרושים כדי להשיג את הנוהג הטוב ביותר בתוך הארגון.
מטרה
עבור כל פרויקט, המטרה העיקרית של ניתוח Fit / Gap היא להבטיח שכל פרויקט מבוצע על פי השיטות הנחשבות יעילות ויעילות. בנוסף, היא ממליצה על תיקונים, כגון נושאים מרכזיים וממשקים הדורשים התאמות מדיניות, עבור כל תהליך עסקי שיבטיח תוצאות יעד.
התאמה / הפעלות
התאמה / ניתוח הפער נעשית באמצעות סדרה של פגישות על ידי בעל עסק או בעל הפרויקט, מנהל, מומחים עסקיים או יועצים. כל מפגש עבודה מתמקד בהנחת מפתח אחת: לפתח קלט שהארגון ישתמש בו כחלק מכלליו והתקנות הרגילות שלו. כל הנושאים המרכזיים ונושאים שנויים במחלוקת מטופלים בכל פגישה. נציגי ההנהלה נדרשים להשתתף בכל מפגש אשר מתמודד עם בעיה או דאגה מפתח.
כיסוי מושב
בהתייחס לניתוח Fit / Gap, בדרך כלל מכסים את הנושאים והאמצעים הבאים: קביעת דרישות להמרות תהליכים עסקיים נדרשים; זיהוי כל משימות מותאמות אישית שיש לעשות; קביעת אמצעי בדיקה; זיהוי נהלי ביטחון, דיווח ותיעוד; ויצירת כללים ותהליכים סטנדרטיים.
עיבוד מידע
לאחר יישוב ראשוני או דיון בסוגיות, מוגדרות משימות הנדרשות לשינוי או לטיפול בבעיות אלה. הצוות בודק את כל המידע על הבעיה או החשש. תיעוד והערכה של קבצים משלבים קודמים של פעולות שינוי ארגוני מבוצעות גם כן.
זיהוי משימה
כל המשימות הדרושות ליזום ההמלצות מניתוח Fit / Gap מפורטות. תלות בין משימות נקבעת על מנת לבנות את תוכנית חלוקת העבודה. כל המשאבים החיוניים להשגת כל משימה מזוהים אז עבור כל קבוצת תפקידים בתוך הארגון. לבסוף, תפקידים ותפקידים של חברי צוות וקבוצות תפקידים מיועדים ספציפית.
