דוגמאות של בקרות פנימיות

בקרות פנימיות הן פוליסות ונהלים שהחברות משתמשות בהן כדי למנוע טעויות ומרמה, אשר יכולות לכלול שגיאות, מעילות, טעויות או שגיאות במתמטיקה במסמכים פיננסיים. אתה לא צריך להיות רואה חשבון מוסמך או יש תואר כספים כדי להקים בקרות פנימיות מועילות בעסק שלך או לקבוע מדיניות עבור העובדים שלך לעקוב.

בדוק Co-Signers ו מורשים חתימה

אחד הבקרות הפנימיות הנפוצות ביותר עבור עסקים קטנים הוא הדרישה כי המחאות להיות חתום. זה עוזר למנוע מאדם אחד לכתוב המחאה לעצמו או לאשר תשלום בלתי הולם. אם העסק שלך כותב בדיקות רבות מדי חודש, אתה יכול להקים מדיניות רק דורש שתי חתימות על המחאות כי הם יותר מסכום דולר מסוים, כגון $ 500. ודא שיש לך כרטיס חתימה בבנק שלך עם חתימות של החותמים המורשים. זה מאפשר לבנק לבדוק חתימות לפני תשלום כל המחאה.

התאמות בנקאיות

עסקים רבים לרשום את כל התשלומים שלהם קבלות בספר החשבונות הכללי, המהווה שיא של העסקאות הפיננסיות של החברה. הרשומות בספר החשבונות מבוססות על המחאות שנרשמו, המזומנים ששולמו במזומן, הפיקדונות האלקטרוניים או תשלומי כרטיס האשראי שהתקבלו. כדי לסייע באיתור שגיאות במתמטיקה ורשומות מזויפות, בצע התאמת בנק מדי חודש, תוך השוואת דוח הבנק שלך לספר החשבונות הראשי שלך. הצהרת הבנק שלך תכלול את כל ההפקדות שביצעת או שקיבלת באופן אלקטרוני ותציג את כל התשלומים שביצעת. זה יכלול גם כל דמי הבנק ששילמת, ומאפשר לך לכלול את אלה בספר החשבונות הראשי שלך.

נהלי רכש

כדי לוודא שאתה מקבל את הערך הגבוה ביותר בעת ביצוע רכישות, צור בקרה פנימית שקובעת מדיניות לביצוע רכישות. זה יכול לכלול רק באמצעות ספקים מאושרים, הדורש הצעות תחרותיות של קבלנים או ביצוע בדיקה מחיר של מספר ספקים לפני בחירת אחד. זה עשוי לכלול דרישת מנהל המשרד שלך לבדוק מחירים מקוונים בכמה חנויות במשרד לפני הזמנת ציוד משרדי, רהיטים או ציוד אחר.

מדיניות החזר

צור מדיניות רשמית של הוצאות עובדים כדי לסייע בהורדת עלויות הנסיעה, הלינה, הבידור והארוחה. אם אתה מאפשר לעובדים להזמין את הנסיעות שלהם לינה בעת השתתפות כנסים או תערוכות, הם עשויים להזמין טיסות וחדרים להרוויח אותם נקודות גמול ביותר, במקום לבחור את ההזמנות הנמוך ביותר עלות. דרוש כי כל הוצאות הנסיעה יאושרו מראש על ידי המפקח וכי כל הטפסים להחזר הוצאות כוללים קבלות.

ביקורות

לאחר רכישות של צד שלישי רכישות, רשומות פיננסיות, גיליונות זמן, החזר הוצאות ופעילויות עסקיות אחרות יכול לעזור לאתר ולהפחית שגיאות הונאה. ביקורות פנימיות מאפשרות לעובד או למחלקה אחת לסקור את עבודתו של עובד אחר. ביקורות חיצוניות מביאות קבלן חיצוני או חברה לסקור את עבודת הצוות שלך. הדבר עשוי לכלול שכירת רואה חשבון מוסמך כדי לבדוק את הספרים שלך בכל חודש או רבעון. ביצוע בדיקת מלאי יכול לעזור לך לזהות אם יש לך בעיה עם גניבה, over-delivery או שבירה.