בקרות פנימיות מספקות מערכת של בדיקות ואיזונים הפועלים כדי למנוע טעויות כניסה מכוונות או לא מכוונות, הונאה וגניבה. מערכת בקרה פנימית חזקה חייבת להבטיח שאף עובד או קבוצת עובדים לא יחזיקו יותר מדי שליטה או השפעה על תזרימי מזומנים, נתונים כספיים, מלאי ונכסים עסקיים אחרים. Segregating חובות ככל שאתה יכול היא אחת הדרכים הטובות ביותר כדי להגן על העסק שלך.
הפרד חובות בלתי תואמות
הפרדה מלאה של תפקידים מפרידה בין פונקציות שאינן תואמות - משימות או פעילויות המספקות הזדמנות לעובד אחד או יותר, הן להתחייב ולהסתיר שגיאות, הונאה או גניבה. המכון למבקרים פנימיים מזהה משמורת על נכסים, אישורים ואישורים, ורישום ודיווח כשלוש קטגוריות עיקריות של חובות שאינן תואמות. על פי IIA, אחריות זרימת עבודה צריך למנוע מכל אדם אחד יש גם גישה ואחריות חשבונאות עבור נכסים פיננסיים ופיזיים.
למנוע גניבה והונאה
שכר ורכישה הם שני תחומים הדורשים הפרדה של חובות. במחלקת שכר, למנוע עובדי רפאים - מישהו נרשם על מערכת השכר אבל לא עובד בשבילך - על ידי מוודא שהאחראי על איסוף ושמירה על מידע אישי ופיננסי של העובדים לא גם לעבד משכורות. המשמר מפני רכישות בלתי מורשות או הספקנות הספק על ידי הפרדת הזמנות סדר ואישורים.
צמצום שגיאות
הפרדת תפקידים יכולה לסייע בהפחתת טעויות לא מכוונות שמשפיעות על השורה התחתונה. מינוי ראש צוות או מפקח לבדיקת עסקאות ולהשוואתן לתיעוד תומך, כגון השוואת כרטיסי זמן של עובדים לדוח השכר, הוא דוגמה נפוצה. בדיוק כשם שהוראות כניסה והזמנות של הזמנות של פקידים על מקרים של גניבה והונאות, הפרדת חובות אלה - וזיהוי האדם עם הרשאות אחריות לסיכום כפול של סיכומים - יכולה גם היא לצמצם את שגיאות הזנת הנתונים.
שיקולי עסקים קטנים
עסקים קטנים עם רק כמה עובדים או על תקציב גיוס חזק לא תמיד יכול להשיג הפרדה מוחלטת. במקרה זה, פקדים מקלים חיוניים. למרות שולטת שולטת הם "בלש" ולא מניעתי, הם עדיין יכולים לספק ביטחון סביר המחלקה היא עמידה בסיכונים הפחתת הסיכון. לדוגמה, סקירת דו"חות יומיים ושבועיים, חובות סיבוביות שוטפות, ביצוע בדיקות פתע של עסקאות פיננסיות בלתי מבוקרות או ספירת מלאי פיזית, ותזמון של ביקורות פנימיות דו-שנתיות הן כולן פקדי בלש טובים.
