בקרות פנימיות הן פוליסות שנועדו למנוע גניבה ונזק לרכוש יקר של חברה. נכסים מוחשיים, כגון נדל"ן, ציוד פרודוקטיבי, מלאי ומזומנים, יכולים להיות אתגר לשמור על בטיחותם בכל עת, אך הכרת עצמך עם בקרות פנימיות לניהול נכסים מוחשיים יכולה לסייע לשמור על אבטחת הנכס שלך.
גישה מבוקרת
בקרת גישה לאזורים מרכזיים של הפעילות שלך, כגון מתקני אחסון מלאי, כספות וחדרי ציוד, עם מנעולים או מחסומי אבטחה. קיימות מערכות אלקטרוניות המאפשרות לך להגביל גישה לאזורים רגישים לאנשי צוות ייעודיים ללא שימוש במפתחות מסורתיים. מערכות אלו יש את היכולת לשמור על יומן שבו עובדים לגשת לאזורים ספציפיים בזמנים ספציפיים.
סוגיות משלחת
רק להאציל פעילויות הקשורות גישה פתוחה מלאי, מזומנים ודברי ערך אחרים לעובדים המהימנים ביותר שלך. לדברי Montana.edu, מנהלים לא צריכים להרשות לאף אחד לחתום על שמו של המנהל כאשר הוא מתמודד עם ספקים, מפיצים או לקוחות, ולא צריך לאפשר לכל עובד שליטה בלעדית על פעילות המסירה או הטיפול בכסף.
סוגיות אבטחה
תשומת לב ממושמעת לפרטים היא חיונית לביטחון הנכסים המוחשיים שלך. לנעול ביסודיות, שער ולאבטח את המקום שלך לאחר כל יום עבודה, ולהשתמש במעקב מצלמה כדי לרשום trespassers או פעילות חשודה. בצע הפקדות בנקאיות לעתים קרובות, ורק לשמור על מזומנים רבים על ידו לפי הצורך.
גישה שבילים
הקלט גישה לאזורים רגישים ככל האפשר. לדברי siterooms.com, הרשומות גישה הם המפתח יעיל שולטת פנימית. שמור תיעוד אלקטרוני של גישה לאזורים מוגבלים. לדרוש קופאיות להיכנס קופות רושמות עם מזהה ייחודי, ואינם מאפשרים שיתוף במזומן. לדרוש מהעובדים לסמן את ראשי התיבות שלהם על קבלות פיקדונות בנקאיים, טופסי מסירה, קלטות קופה ומסמכי בקרה אחרים.
ביקורות פיזיות
בצע ביקורת שוטפת ואקראית של מלאי, ציוד וחשבונות בנק שלך כדי לתפוס פעילות חשודה בשלב מוקדם. שקול להשתמש חברת ביקורת של צד שלישי כדי להבטיח את האמינות של תוצאות הביקורת.
אל תאפשר לעובדים לבסס את תחומי האחריות שלהם. לדוגמה, אל תאפשר לעובד האחראי על קבלת המשלוחים לביקורת מלאי חומרי גלם, ולא לאפשר לעובד המבצע הפקדות בנקאיות לביקורת את דוחות הבנק ורשומות קופה.
שקיפות
המושגים והטכניקות שהוזכרו לעיל יכולים לסייע במניעת הפסד ומניעת נזק, אך הפיכת מדיניות הבקרה הפנימית שלך לשקופה לחלוטין לעובדים, ללקוחות ולשותפים העסקיים יכולה לשמש למניעת התרחשות התרחשויות מלכתחילה. לדוגמה, אמור לעובדים שלך כי הגישה לאזורים מוגבלים נרשמת; תן ללקוחות לדעת כי הנחות שלך הם פיקוח על ידי מעקב וידאו; ולתת לספקים שלך לדעת את מדיניות הביקורת הפנימית שלך.
