בעולם של היום, אתה יכול לתקשר באופן מקצועי באמצעות מספר שיטות. חשוב לדעת את הכללים של התכתבות עסקית נכונה עבור מכתבים, מיילים וכרטיסי ברכה. טעויות קטנות יכול לעשות את ההבדל בין להרשים את האדם שמקבל את ההתכתבות שלך הפוגע בו. כמו כן, כדאי לדעת מתי דוא"ל יספיק לעומת מכתב מוקלד או הערה בכתב יד.
מכתבים מסורתיים
הדפס אותיות מסורתיות על נייר מכתבים באמצעות מלאי כבד או מרקם. על נייר המכתבים לכלול את השם, הכתובת, מספר הטלפון וכתובת האימייל של השולח. אם נייר מכתבים אינו זמין או שהמכתב הוא אישי, הכותרת המתאימה לאדם או לאנשים ששולחים את המכתב צריכה להופיע בפינה השמאלית העליונה. לדוגמה, אם אתה ובני זוגך שולחים מכתב תלונה לעסק, כלול את הפרטים הבאים:
מר וגברת ג 'ון א Doe 123 ראשי רחוב בכל מקום, ארה"ב 555-555-5555 [email protected]
לאחר מכן, ציין את הנמען של ההתכתבות שלך ואת הכתובת בשוליים השמאליים. השם והכתובת צריכים להיות רשמיים, כולל הכותרות שלו ואת הכינויים.
התאריך הבא מופיע בפורמט האיות, לדוגמה: 23 ביוני 2010. תחת התאריך, כולל שורה המתייחסת לנושא המכתב, תוך שימוש בטופס "RE: (Reference)".
ברכה הבא הוא צריך לשקף את היחסים שלך עם המפלגה. אם אתה על בסיס שם פרטי, לברך אותה עם "יקר" ולכלול את שמה הפרטי. אם המכתב הולך למחלקה או לנמען לא ידוע, השתמש "אדונים יקרים" או "אדוני היקר או גברתי:" או אפילו "למי זה עשוי דאגה".
כל המכתבים העסקיים צריכים להיסגר רשמית. הבחירה הטובה ביותר עבור סיום מקצועי הוא פשוט "בכבוד רב" או "בברכה". הימנע קצות frilly.
הערות בכתב יד
הערה בכתב יד מתאימה במצבים עסקיים רבים, כגון תודה, ברכות על הישגים כגון הישגים, לידות המשפחה, קידומים תנחומים.
על המעטפה לכלול את השם והכתובת הרשמית של הנמען. כתובת ההחזרה שלך תופיע על גב המעטפה, למרות שהיא יכולה להיכנס בפינה השמאלית העליונה של החזית.
על הכרטיס לכלול ברכה מוכרת המבוססת על הקשר שלך. אם אתה על בסיס שם פרטי, השתמש בשם הפרטי. אם לא, בחר ברכה מכובדת שמתאימה לסנטימנט.
שמור את גוף הפתק קצר וכתוב או הדפס בצורה מסודרת בדיו כחול או שחור. אם אין לך כתב יד הגון, למצוא מישהו שעושה.
להגיע לעניין. אם אתה אומר תודה, לבחור ביטוי או שניים שמזכיר את הנמען מה אתה מודה לה, אבל לא מקבל מפורט מדי. אם אתה מברך מישהו, לכלול את מה, ואם יש צורך, איך קיבלת את המידע. אם המעורבות של לקוח היתה בעיתון, למשל, קליפ את ההודעה ולכלול את זה עם כרטיס או הפניה אותו ההערה שלך.
סיים את ההערה עם "בכבוד רב". לחתום על המכתב עם השם הרשמי שלך ואת הכותרת אם אתה פחות מכיר את הנמען. אם אתה מוכר יותר, השם הפרטי שלך מתאים.
דוא"ל
אימייל מציג נושא חדש לדיון על נימוסי תקשורת עסקית. הכלל הראשון הוא לדעת כי הנמען שלך מקבל או מעדיף התכתבות דוא"ל.
הצג פרופיל דוא"ל מכובד. כתובתך ושורת הנושא צריכים להיות ניתנים לזיהוי ומשקפים את הסטטוס העסקי או המקצועי שלך. לדוגמה, אם אתה שולח דוא"ל ללקוחות, זה צריך להיות "[email protected]" במקום "[email protected]."
אין צורך בכתובת פנים כמו באותיות מסורתיות, אז להתחיל עם ברכה, אשר אמור לשקף את הקשר שלך עם הנמען להיות רשמי ככל האפשר. עסק נפוץ דוא"ל fas pas הוא חוסר ברכה פשוטה, אשר אומר הנמען כי הדוא"ל מיועד לו.
אל תשתמש בדוא"ל כדי לפתור בעיה עסקית שיש לטפל בה באופן אישי. הימנע עימותים דוא"ל, ולזכור כי הודעות דוא"ל לחיות לנצח על כוננים קשיחים ושרתים וניתן להשתמש בו בבית המשפט.
הימנע מטושטש בעסקים דוא"ל. אם אתה חייב לכלול פרטים רבים, ליצור מסמך עבור אותם ולצרף אותו במקום לשים אותם בגוף של הדוא"ל.
הימנע סמלי הבעה, סלנג המחשב, סימני קריאה או סימני שאלה יותר מפעם אחת, ואת כובעי לנעול. אם יש לך ספקות לגבי התוכן או הפורמט, נסה להדפיס אותו על נייר מכתבים ולהעריך את המקצועיות שלו. אם זה לא נראה מקצועי על הנייר, זה לא מקצועי בדוא"ל.
הפוך את סגירת מקצועי עם "תודה" או "בכבוד רב". המידע העסקי שלך ליצירת קשר צריך להיכנס לחתימת הדוא"ל שלך. חתימה סרוקה או בחתימה אלקטרונית אחרת מקובלת. אם אתה משתמש בדרך כלל ציטוט, שורת התגים או מידע אחר, להעריך את האופן המתאים עבור מצבים עסקיים.
