מהו מחזור התקציב? זה השלבים השונים של תכנון התקציב ויישומו בתקופות תקצוב שונות. תקציב עסקי בדרך כלל מתקדם בשלבים כי בסך הכל לייצר מחזור חיים מחזור מלא. ללא קשר להתמקדותו, מחזור התקציב מתחיל בתכנון ומסתיים בהערכה יסודית. למרות שהמונחים המשמשים לזיהוי ארבעת השלבים בתוך המחזור עשויים להיות שונים בין עסקים, יעדי ההכנה, האישור, הביצוע והבקרה שלבי פיתוח התקציב ויישומם הם בדרך כלל זהים.
טיפים
-
ארבעת השלבים ידועים בדרך כלל כהכנה, אישור, ביצוע ובקרה שלבי התקציב. תנאים אלה עשויים להיות שונים בין עסקים.
תפקידה של מחזור התקציב בתחומים עסקיים שונים
לכל חברה יש תקציב תפעולי. בתוך החברה, כל מחלקה בדרך כלל יש גם תקציב. במקרים רבים, התקציב מחולק לשניים או יותר תקציבי מטרה ספציפיים, כגון תקציב שיווק ותקציב לבידור לקוחות. פרויקטים ספציפיים יש גם תקציבים משלהם ולעתים קרובות, שלבים שונים של תקציב לנהל. בכל רמה, עסקים להשתמש בתקציבים כדי לעקוב אחר ההוצאות שלהם ולאזן את ההוצאות שלהם עם ההוצאות האחרות שלהם כדי להפוך את הרווחים. תקצוב תקצוב שונה יכול להתקשר לתקציבים שונים, כגון רבעונים ספציפיים.
Blueprinting בשלב ההכנה
הכנת התקציב הוא תהליך רב זמן, כי בדרך כלל לוקח שלושה עד שישה חודשים כדי להשלים. בשלב זה, מנהלי מחלקות - או הבעלים - מבצעים תוכניות, מעדיפים את ההוצאות, מספרי המחנק ומפתחים תוכנית תקציב ראשונית. כי רוב העסקים להכין תקציבים נפרדים עבור כל מחלקה או חטיבה, ולאחר מכן לשלב אלה מאוחר יותר, השלבים בשלב ההכנה התקציב עשויים לחזור על עצמם לפני יצירת תקציב ראשוני מסוגל לעבור את שלב האישור.
קבלת אישור התקציב
אורך שלב האישור תלוי בדרך כלל בגודל העסק ובמבנה הארגוני שלו. לדוגמה, האחריות לאישור התקציב בעסק קטן עם מבנה ארגוני שטוח כוללת בדרך כלל רק את הבעלים, או את הבעלים ואת כמה מנהלי מפתח. לעומת זאת, עסקים בינוניים וגדולים המאופיינים במבנה ארגוני פורמלי, היררכי, מעניקים בדרך כלל את האחריות לאישור ללוחות, לוועדות או למנהלים בכירים מורשים. אישורי התקציב דורשים לעתים קרובות דיון רב וקונצנזוס לפני השלמת שלב האישור.
ביצוע התקציב
שלב הביצוע או הביצוע של מחזור החיים של התקציב פועל לרוב מתחילתו ועד סוף שנת הכספים או השנה הקלנדרית. ניטור רגיל, עקבי כדי להבטיח מחלקות עוקבים אחר אילוצים תקציביים ולשמור על בקרה פנימית הוא חיוני בשלב זה. אם נדרשים התאמות במהלך השנה, חלקים מתקציב שנתי עשויים לחזור לשלב ההכנה ולעבור את המחזור שוב. אם הניטור חושף פערים כגון הצפות משמעותיות של עלות או הוצאות שאינן תואמות את הקצאות התקציב, הביקורת הפנימית עשויה להתרחש לפני סוף השנה.
ביקורת סוף שנה
שלב הביקורת - הכולל ביקורת פנימית, ביקורת חיצונית או שתיהן - מתקיים בדרך כלל לאחר סיום שנת הכספים. בחינה מדוקדקת של הדוחות וההצהרות הפיננסיות של סוף השנה מספקת דרכים להערכת עמידה בתקציבים תקציביים ולקבוע האם התחזיות היו מדויקות לאורך תקופות התקצוב השונות. דוח הערכה של צוות הביקורת, הכולל המלצות לשנה הקרובה, משלים הן את שלב הביקורת והן את מחזור התקציב של השנה הנוכחית.
