מי מנהל עסק יש להתמודד עם האתגר של הבטחת כי העובדים לנקוט את הצעדים הנכונים כדי לעשות את העבודה. זה חל בעיקר על חברות המייצרות מוצרים או לספק שירותים, סוכנויות ממשלתיות, כי צריך לאכוף תקנות וארגונים כמו בתי חולים אשר מופקדים על בריאותם של חולים. איך חששות אלה הולכים על מנת לוודא כי העובדים בצע את הצעדים הנכונים? הם כותבים נהלי איכות המפרטים את תפקידו של כל עובד בשיפור הביצועים הכוללים.
התחל על ידי הבדל את ההבדל בין איכות פנימיים וחיצוניים. האיכות הפנימית מתייחסת לניסיונות של החברה לשפר את פעילותה הפנימית, כגון שיפור הניהול והביצוע של העובדים. איכות חיצונית מתייחסת למאמצי החברה לשמור על רמות גבוהות של שביעות רצון הלקוחות.
התמקד בכתיבת נהלים לשיפור האיכות הפנימית. דגש כי כל אחד בחברה - מצוות התמיכה ועד למנהלים בכירים - חייב לקחת חלק. עם זאת, זכור כי אם אתה מראה עניין אמיתי התגובות של העובדים על הליכים חדשים, אתה צפוי לעורר מעורבות העובדים, אשר בסופו של דבר להגביר את המורל.
קחו את עצמכם מהארגון הבינלאומי לתקינה (ISO), אשר פרסם מדריכים איכותיים לשימוש עבור יצרנים וספקי שירות. על-פי קבוצת המחקר של Praxiom, אשר מפרשת את תקני ISO לציבור הרחב, ISO 9004 טוען כי חברות "יוצרות סביבה חברתית-חברתית התומכת בשיפור". משמעות הדבר היא כי על המנהלים לכבד את צוות התמיכה כדי לזכות בכבוד בתמורה, על החברה לשתף מידע ארגוני עם עובדים וכי מפקחים יכולים לעודד עובדים לעבוד טוב יותר על ידי הגדרת הדוגמה הנכונה.
לפתח מערכת למדוד שיפור בתהליך האיכות. שוב, ISO 9004 ממליץ לחברות ללמוד כיצד למדוד את שביעות רצון הלקוחות ואת הפיתוח המקצועי של העובדים - המרכיבים העיקריים של מערכת ניהול איכות כוללת.
שקול הצעות שבוצעו על ידי GMP, מובילה עולמית של שיטות ייצור טובות, לחברות המבקשות לכתוב נהלים איכותיים. GMP מציע למנהלים להבין כל עבודה לפני כתיבת נהלים עבור זה. הם צריכים רשימה של הצעדים העיקריים העובדים חייבים לבצע בעת ביצוע עבודות ספציפיות שלהם.
כתיבת נהלים איכותיים בשפה היומיומית. לדברי GMP, "אתה יכול להגדיל את הקריאות של ההליך באמצעות משפטים קצרים, פשוטים."
למד כיצד לארוז את ההליכים כך שהעובדים ישים לב אליהם. לדוגמה, GMP מציע שתנקוט צעדים נוספים לעיצוב דפים המושכים את העין, טבלאות תוכן, מדדים וחזות חזותיות מושכות.
השתמש בתמונות בהוראות האיכות או בהוראות. לא רק תמונות יכול להפוך את ההוראות שלך קל יותר להבין, אבל הם יכולים לשמש כדי להדגיש נקודות חשובות או לעורר אחרת עניין העובד.
