במקומות עבודה רבים, תזכירים משמשים אמצעי נוח ויעיל לתקשורת. על ידי מענה על שאלות בתזכיר, במקום תקשורת פנים אל פנים, אתה יכול גם להגדיל את מספר העובדים כי התשובה שלך מגיע ולספק לעובדים עם מסמך פיזי או אלקטרוני להתייחסות מאוחר יותר אם הם צריכים לשכוח את התשובה שנתת. כדי לוודא שהתזכורת שלך יעילה ככל האפשר, הגדר את התקשורת שלך כהלכה, ובצע בהדפסה קפדנית עם הקהל שלך.
צור כותרת תזכורת. כלול את "תאריך:" ולאחר מכן את התאריך המלא שבו אתה שולח את התזכיר שלך, "אל:" עם הסבר של מי אתה שולח את התזכיר, "מאת:" עם השם שלך, "נושא:" עם תיאור תמציתי של הנושא. אם הכנת התזכיר שלך באמצעות דוא"ל, כותרת זו צפויה כבר להיות במקום בשבילך. אם אתה מקליד את התזכיר שלך, מקם את כל המידע הזה בראש התזכורת, מיושר לשמאל.
הצב את השאלה בשורת הנושא. אם השאלה שאתה פונה היתה ארוכה מדי, לעבות אותה על ידי קיצור זה לתוך ביטוי של שתיים או שלוש מילים משמעות. אם בכוונתך להתייחס ליותר משאלה אחת בתזכיר שלך, רשום את נושא השאלות, ואחריו "שאלות ותשובות" כדי להודיע לעובדים על תוכן התזכיר. על ידי הצבת שאלה זו או סימון Q & A בשורת הנושא, תוכל להקל על העובדים למצוא את התזכיר, אם יש צורך להתייחס אליו מאוחר יותר.
לענות על השאלה או שאלות תמציתית בבירור. העובדים רוצים את התשובות לשאלות שלהם, לא verbose משתולל. על ידי שמירה על התשובה ברורה וקצרה, אתה יכול להגדיל את הסבירות כי הקוראים יכולים להבין את התשובה ולהגיב ביעילות על זה.
ספר לעובדים שאליהם עליהם לפנות אם הם זקוקים למידע נוסף. אם אתה רוצה לנקות את כל הבלבול לגבי השאלות עצמך, לבקש מהם לדבר איתך. אם יש מחלקה אחרת בתוך העסק שלך כי יהיה מתאים יותר לענות על שאלות בנושא, לספר לעובדים שלך התייחסות לאדם מסוים בתוך מחלקה זו, ולכלול מידע זה של איש הקשר.
