מנהיגים של מלכ"רים מתבקשים להתאחד עם הממשלה במדינה שהיא ממוקמת. תהליך ההתאגדות דורש מלכ"רים לספק מידע על האופן שבו הם מאורגנים. לאחר שלא למטרות רווח קבצים המאמרים שלה של ההתאגדות, היא הופכת ישות משפטית, נפרד מן האנשים שמנהלים את העמותה. התאגדות נותנת להם אחריות אישית מוגבלת מתביעות ומאפשרת לעמותה לחול על מס ההכנסה הפנימי למעמד פטורים ממס.
סוכנים רשומים
מחלקה במשרד מזכיר המדינה מטפלת בדרך כלל בבקשות ההתאגדות. למרות דרישות להשתנות בין מדינות, יש כמה דרישות בסיסיות עבור שילוב. ביניהם הם כי שם המלכ"ר אדם כסוכן רשום שלה במדינה שבה הוא שילוב. מטרתו של הסוכן הרשום היא לספק כתובת משפטית ופיזית שבה ניתן להגיש תביעה, במידת הצורך, ולקבל הודעות רשמיות מהמדינה על העמותה, כגון הודעות מס.
אחריות
למרות סוכן רשום הוא אדם אשר ניתן להגיש עם תביעות משפטיות, זה לא אומר סוכן רשום עצמו הוא להיות תבע. אחריותו של הסוכן היא להודיע למועצת המנהלים של המלכ"ר, כי העמותה נתונה לדין ולהודיע למועצת המנהלים על תקשורת מהמדינה.
כתובת רחוב פיזית
הדרישות עבור מי יכול להיות סוכן רשום משתנה במקצת בין מדינות. בהתאם למדינה, סוכן רשום עשוי להיות מנהל או קצין של מלכ"ר או יכול להיות רק מישהו המתגורר במדינה. כמה עמותות להשתמש עורך דין המסייע להם עם תהליך Incorporating כסוכן רשום שלהם. בכל מקרה, הסוכן הרשום חייב לספק כתובת רחוב שבה הוא נמצא פיזית, לא תיבת דואר. העמותה לא יכולה לפעול כסוכן רשום שלה.
עושה עסקים במדינה אחרת
על הסוכן הרשום להתגורר במדינה שבה משתלבת העמותה. אם למלכ"רים יש את המטה שלה במדינה אחת, אבל עושה עסקים במדינה אחרת ומחליט לשלב שם, הוא חייב שם סוכן רשום במדינה שבה הוא משתלב. כדי למלא דרישה זו, לעתים, מלכ"רים רוכשים את שירותיו של סוכן רשום משירות סוכן רשום.
שינוי סוכנים
על מלכ"רים לדאוג לכך שהממשלה תודיע אם הסוכן הרשום או הכתובת שלה השתנו. אי עמידה בדרישה זו עלולה לגרום למלכ"ר לבטל את סטטוס ההתאגדות שלו. מדינות יש הנחיות שונות על זה. לדוגמה, מדינת ורמונט נותנת למלכ"רים 120 ימים להודיע למשרד המדינה כי הסוכן הרשום או כתובתו השתנו.
התפטרות
סוכנים רשומים יכולים להתפטר. איך זה מטופל משתנה על ידי המדינה. בוורמונט, למשל, סוכן רשום מתפטר בכל עת על ידי הודעה בכתב של אגף החברות של מזכיר המדינה.
