כיצד לכתוב ולשלוח תזכיר

היכולת שלך לתקשר בצורה יעילה תשפיע ישירות על ההצלחה שלך בעבודה. זה חיוני לך לדעת איך לכתוב ולשלוח התכתבות כי הוא תמציתי ומובן. התזכיר העסקי הוא מסמך קצר המתייחס לקבוצה מסוימת של אנשים ומתמקד במטרה ספציפית. תזכיר כתוב היטב יעזור לך לתקשר ביעילות ולהשיג תוצאות. בנוסף לכתוב את זה כראוי, זה חיוני כדי לוודא את התזכיר נשלח כראוי, לאנשים שצריכים לקרוא את זה ביותר.

לעצב את התזכיר שלך

חשוב על הקהל שלך. לפני שתתחיל לחבר את התזכיר שלך, שקול את רמת ההשכלה והניסיון של האנשים שאיתם אתה מתקשר. כמו כן, זכור את הצרכים של הנמענים שלך. אנשים מסוימים עשויים להזדקק להוראות מפורטות יותר וקווים מנחים ספציפיים, ואילו אחרים יכולים לספק מידע כללי מאוד, ולאחר מכן לקחת יוזמה משלהם.

השתמש בעיצוב הכותרת הנכון. בשורה "תאריך", השתמש בקיצורים סטנדרטיים. עבור "אל", אתה צריך רשימה כל אדם אשר יקבל את התזכיר בשמו. אל תשתמש בכינויים. השתמש בשמות הפרטיים ושם המשפחה, והכניס אותם לפי סדר אלפביתי או לפי מיקום בתוך החברה. עבור השורה "מאת", השתמש בשם הפרטי ושם המשפחה שלך, וכן באיזה מחלקה אתה נמצא, אם רלוונטי.

בחר שורת נושא ספציפית ואינפורמטיבית. לעתים קרובות, אנשים שולחים תזכורות עם שורות נושא מעורפלים וכלליים. אחת ספציפית ותמציתית אחד ייתן מקבלי מושג הרבה יותר טוב של מה מזכר מתייחס. לדוגמה, שורת נושא כללית תקרא "פגישה", אך שורת נושא מסוימת עשויה לומר, "מצגת צוות המכירות לפגישת יום השישי".

פתח עם הפרטים. אל תבזבז זמן עם צ'ט צ'אט או רקע. החלק הראשון של התזכיר שלך צריך להגיד בדיוק מה שאתה צריך. באמצעות הדוגמה שלעיל, של מצגת צוות המכירות, תוכל לפתוח את ההודעה הבאה: "בפגישה של יום שישי, צוות המכירות יציג הצגת שקופיות עם נתוני הכנסה ורווחים עבור הרבעון הראשון".

כתוב את התזכיר שלך, הימנעות מקול פסיבי. תזכיר נועד לשתף מידע ולבקש עזרה, לכן עליך להשתמש בקול פעיל. בדקדוק ובכתיבה, קול פעיל פירושו שהנושא של משפט פעיל - עושה או הוא משהו - במקום שיקרה להם דבר אחר. קול פעיל היה קורא, "צוות המכירות יציג הצגת שקופיות." גישה פסיבית יהיה ניסוח כמו, "היינו רוצים צוות המכירות לשקול מצגת שקופיות."

כתוב מסקנה. המסקנה שלך לא צריכה להיות מסובכת, אבל זה צריך לסכם את נקודות המפתח בהתייחסות תזכיר עצמו.

ערוך את העבודה שלך. דברים מעטים מביכים כמו לשלוח תזכיר עסקי ומבינים לאחר מכן כי יש לך שמאל ענק שגיאת כתיב באמצע זה. הגה את התזכיר שלך לפני שליחתו, ובנוסף לביצוע תיקונים, הסר מילים מיותרות. שמור על התזכיר שלך תמציתית.

שלח את התזכיר שלך

שלח את התזכיר שלך. אם אתה שולח אותו באמצעות דואר בין משרדי, ודא כי כל אדם התייחס תזכיר מקבל עותק משלו. אף אחד לא צריך אי פעם לשתף מזכר עם הבחור בתא הבא.

השתמש בדוא"ל אם זו אפשרות. תזכיר דוא"ל יש לשלוח לכולם בו זמנית, אך ייתכן שתרצה עיוור להעתיק חלק מהנמענים. אם אתה שולח את התזכיר בדוא"ל, שים את נושא התזכיר בשורת הנושא של כותרת הדוא"ל. אל תשתמש בגופנים חמודים או צבעוניים, תמונות או תוספים אחרים לדוא"ל.

עקוב אחרי שתשלח את התזכיר שלך. אם יש תאריך יעד המוזכר בתזכיר, הקפד לבדוק שוב עם נמענים מאוחר יותר.