כיצד לכתוב משרד תזכיר

שמירה על המפקחים שלך, עמיתים וכפופים הודיע היטב חיוני למשרד ריצה חלקה. בעוד שמידע יומיומי רב מוחלף באופן אישי, באמצעות דואר אלקטרוני או בטלפון, לפעמים יש צורך לכתוב תזכיר משרד שמנציח דיונים ופעולות שכבר התקיימו (כולל הערכות עובדים) ו / או נותן כולם "ראש בראש" לגבי השינויים הממשמשים. הנה מה שאתה צריך לדעת כדי לאסוף את המחשבות שלך ולכתוב תזכיר יעיל.

זהה את מטרת התזכיר שברצונך לכתוב. נסו לסכם אותו במשפט קצר אחד. דוגמאות: אוריינטציה לעובדים חדשים; נהלים חדשים לעיבוד תביעות נסיעות; הולידיי פוטלוק. משפט זה יהווה את הקו "נושא" בחלק העליון של התזכיר שלך ישירות מתחת לנמענים.

זהה את הפרטים כי תזכיר הולך. אם זה רק לכמה אנשים, התזכיר יזהה אותם כל אחד לפי שם, כותרת ומחלקה. אם, לעומת זאת, זה הולך לקבוצה גדולה, הם יזוהו על ידי כותרת קולקטיבית. דוגמאות: כל העובדים; אגף 4 מנהלים; צוות תמיכה פקידותית. מידע זה יוצב בשורה "אל" של התזכיר.

זהה את עצמך ואת הכותרת שלך בשורה "מאת". גם אם כולם מכירים אותך כ"בוב ", עליך להזדהות על-ידי השם הפרטי ושם המשפחה שלך.

בצע את "כלל 3" בבניית תוכן התזכיר שלך; במיוחד, לספר לקוראים שלך מה אתה הולך לספר להם, לספר להם מה זה, ולסיים על ידי חזרה על מה שיש לך רק אמר להם. לדוגמה, אולי התזכורת שלך היא להזכיר לעובדים שלך כי הסחות דעת של עונת החגים לעשות את זה זמן פופולרי עבור גנבים לגנוב פריטים כמו ארנקים ופריטים אישיים נותרו במראה רגיל. הפסקה הראשונה תייעץ להם בדבר הצורך להיזהר. הפסקה השנייה תספק עצות לגבי נעילת שולחנות ודלתות ולהיות מודעים יותר למבקרים. הסעיף השלישי ימליץ על פעולות שיש לנקוט אם הם מתבוננים בהתנהגות חשודה או שהם קורבן של גניבת משרד.

השתמש נקודות תבליט עבור תזכירים המספקים תוכן פרוצדורלי או כל סוג של רשימת. אלה הרבה יותר קל להבין ולהבין מאשר הטבעה אותם בפסקה נרטיבית.

שים לב לשוליים של 1 אינץ 'בצד ימין ובצד שמאל ובתחתית הדף. החלק העליון של הדף שלך הוא כנראה צורה כלשהי של נייר מכתבים או תבנית כי יהיה ירידה השוליים העליון שלך כמה סנטימטרים. אם אין לך letterhead, אתה יכול ליצור מסמך יפה להסתכל על ידי מרכוז את המילה "MEMO" ב מודגש 2 או 3 אינץ 'למטה מהחלק העליון של הדף. את "אל:", "מאת:" ו "נושא:" יהיה מודפס בשוליים השמאלית. גוף התזכיר הוא חד-פעמי.

השתמש 12 pt. אשר יהיה קל עבור הנמענים שלך לקרוא. טיימס ניו רומן ו Courier הם סטנדרטיים; Bookman ו Palatino מקובלים גם כן.

הגה את התוכן שלך ביסודיות לפני הדפסתו.

צילום עותקים רבים ככל שאתה צריך ולהפיץ אותם לנמענים.

טיפים

במידת האפשר, שמור את התזכיר בדף אחד. עם כל אחד במשרד צריך לעשות, כל תזכיר כי הולך דפים מרובים צפוי להיות להפריש לקריאה מאוחר יותר ובסופו של דבר לעשות את דרכה לתחתית הערימה. אם התוכן הוא בעל אופי דחוף או לגבי פגישה הקרובה הם צריכים לשים על לוחות השנה שלהם, ודא כי זה בולט בשורת הנושא, כך הקוראים שלך לא לפספס את זה.