כאשר אתה צריך לסכם כמות גדולה של מידע, תזכיר או מכתב היא דרך יעילה לעשות את זה. אנשים רבים למצוא כתיבה קשה להאמין שהם לא צריכים את אוצר המילים לעשות את זה. אבל כמו מורה הכתיבה ויליאם Zinsser אומר, כתיבה היא רק לחשוב על הנייר. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לארגן את המחשבות שלך, בצע את הסגנון של הפורמט שבחרת, ולהשתמש בשפה פשוטה וברורה.
כתיבת דוח במזכר
כתוב כותרת. עבור תזכיר, המדינה בפינה השמאלית העליונה שאמור לקרוא את תזכיר (למשל, אל: כל העובדים), שכתב את זה (מאת: השם שלך), מי עוד יקבל את זה (CC: שם הנמען) תאריך (תאריך נוכחי) ועל מה מדובר (נושא: נושא לכתובת).
אם זה מכתב, להתחיל עם תאריך ברכה, כגון "לכל העובדים:".
שקול את הקהל שלך.אם אתה כותב לקהל הרחב, השתמש בשפה שכל אחד יבין. עובדים חדשים אולי עדיין לא יודעים את השפה של החברה, ועובדים במחלקה אחת לא מבינים את הטרמינולוגיה של אחר.
הפוך את קווי המתאר. ארגון המחשבות מאפשר כתיבה ברורה. חשבו על מה שהקהל שלכם ירצה לדעת ומה אתם רוצים לספר להם. דגש על מסקנות מפתח של הדו"ח ומה זה אומר לאנשים לקרוא את התזכיר.
התחל עם הצהרות פתיחה חזקות. להכיר בדו"ח ובמסקנותיו. לדוגמה, "כתוצאה ממחקר הפרודוקטיביות האחרון שלנו, נערוך מספר שינויים במדיניות השימוש באינטרנט שלנו".
להסביר. הדגש את כל הנתונים או הממצאים התומכים במסקנה. "היועצים מצאו כי העובדים בילו שעתיים ביום בממוצע בדיקת דואר אלקטרוני וניהול צוותי ספורט פנטזיה." כמו כן, תן לקוראים לדעת מתי השינויים יתקיימו.
ספר לאנשים היכן הם עשויים לקבל מידע מלא יותר (אם מתאים). לדוגמה, "נדון בזה עוד בישיבת הצוות השבועי שלנו ביום שישי" או "הדו"ח המלא זמין לכל העובדים בפורמט PDF". אל תחתמו על התזכיר; השם שלך נמצא בראש התזכיר. אם אתה כותב מכתב, השתמש בשמך הפרטי, בשמך המלא או בשמך המלא ובכותרתך, בהתאם לנסיבות ולהעדפותיך.
לשכתב לחתוך את העומס. קרא מחדש את הטיוטה וחסל מילים לא נכונות. לדוגמה, "זו דעתם של החברות כי משרד Scranton צריך לחפש באופן פעיל כדי לצמצם בעיות של אי-פרודוקטיביות על-ידי הגבלת השימוש שאינו בשימוש במשאבי החברה", ניתן לשכתב מחדש את המילה "תאגיד ביקש מאיתנו להגביל את השימוש האישי ברכוש החברה. יגדיל את הפרודוקטיביות שלנו ".
הגהה ובדיקת איות. יש עמית מהימן לבדוק את הדקדוק ואת הטון; משפט לא תקין יכול להתפרש בדרכים שמעולם לא התכוונת. כמו כן, הפעל בדיקת איות אבל להיות זהירים של תכונות החלפת מילים אוטומטית. אתה לא רוצה את הדו"ח שלך אומר "אינדונזיה" כאשר התכוונת "אינדיאנה".
