שינוי מדיניות מכתבים קשה לכתוב כי השינוי בדרך כלל לא לטובת הלקוח או עובד, גם אם יש צורך. מכתבים לשינוי מדיניות, כמו כל מכתב שמביא חדשות שליליות, דורשים הכנה ושיקול זהירים. אם אתה כותב את המכתב בזהירות, זה יכול להסביר את הרציונל לשינוי ועדיין לשמור על המוניטין של הלקוחות או העובדים.
השתמש letterhead החברה שלך. מכיוון שמכתב זה הוא הודעה משפטית על שינוי במדיניות, היא צריכה להיראות רשמית ורשמית.
הקלד את התאריך המלא. דלג על רווח קו.
הקלד את שם הנמען, הארגון וכתובתו. אם מכתב זה הוא דיוור המוני לכל העובדים או לכל הלקוחות, אתה יכול גם להשמיט את השם והכתובת או להשתמש בתכונה מיזוג דואר בתוכנית עיבוד תמלילים שלך כדי להוסיף באופן אוטומטי את השם והכתובת עבור כל אות. דלג על רווח נוסף.
סוג "מר היקר / Ms. (שם)" ואחריו נקודתיים. אם זהו מכתב המונית, להשתמש ברכה כללית כמו "לקוח יקר יקר" או "עובד יקר" במקום. דלג על רווח נוסף.
התחל את המכתב על ידי הסבר הבעיה שהובילה לשינוי המדיניות. השתמש בכל עובדות או נתונים סטטיסטיים שיסייעו לשכנע את הנמען. תמיד דנו בבעיה תחילה בהודעה שלילית - אם הנמען מבין את הבעיה, סביר יותר שהיא תקבל את הפתרון.
הסבר את שינוי המדיניות בשפה ברורה וברורה. הסבר כאשר המדיניות החדשה תיכנס לתוקף, ההשלכות של אי עמידה במדיניות, וכל הפרטים שהעובד או הלקוח יצטרכו לבצע את השינוי.
תודה ללקוח או לעובד על זמנה ועל שיתוף הפעולה שלה. ספק פרטים ליצירת קשר כדי שתוכל להשתמש בה אם יש לה שאלות בנוגע למדיניות.
הקלד "בכבוד רב", ודלג על שלושה קווים. הקלד את השם המלא והכותרת שלך. רשום את שמך מעל השם שהוקלד.
ליצור עותק של המכתב עבור הרשומות שלך, ולספק עותק נוסף עבור המחלקה המשפטית שלך. שלח את האותיות המקוריות. אם השינוי במדיניות חשוב או נובע משינוי בחוק, שלח את המכתבים בדואר רשום כדי שיהיה לך רישום של כל נמען שקיבל את מכתבם.
טיפים
-
שמור על מכתב קצר ומנומס. אל תסביר יותר מדי חדשות שליליות, שיכולות ליצור פרצות לא מכוונות בשינוי המדיניות.
